وهو امتياز بديهي في طبيعة الأمر لكون الإدارة وفقاً لطبيعة عملها فإنها تحتفظ بكل الملفات المتعلقة بوظيفتها أو ما ينتج عن وظيفتها بأن تزود بالملفات تقوم بحفظها في شعبة الحفظ بواسطة أرشفة هذه الملفات، وأن هذه الملفات تتكون من تقارير وصور من قرارات إدارية ومستندات يطلق عليها اوراق ،إدارية فما هو المفهوم للورقة الإدارية ؟
أولاً: تعريف الأوراق الإدارية
عرفت الأوراق الإدارية بأنها (محررات في حوزة الادارة تتضمن وقائع إدارية معينة) (1)، وعرفت أيضا بأنها كتابة في حوزة الإدارة ذات تاريخ قابل الإثبات بالطرق المعتبرة في القانون الإداري، وتدل على واقعة إدارية معينة (2)، وعرف الفقيه (pactet) الأوراق الإدارية بأنها ((جميع المستندات الصادرة من الجهات الإدارية التي لا تشبه الأعمال والأوراق الخاصة مثل المنشورات والمراسلات المختلفة وذلك بجانب القرارات الإدارية)) (3).
ويمكن تعريف الأوراق الإدارية بأنها مستندات محفوظة في ملفات خاصة تكون في حيازة الادارة تتضمن هذه المستندات مواضيع معينة تتعلق بوقائع في مناسبة مواضيع إدارية معينة.
ثانياً: أساس الامتياز
ويجد هذا الامتياز أساسه في الحاجة الملحة لحفظ الأوراق والمستندات الإدارية في أقسام الادارة وذلك للرجوع إليها عند الحاجة، وله أهميته قصوى لدى الإدارات في الدولة لأجل الاستفادة من الوثائق في جميع المجالات التي تقوم بها الإدارة (4)، وأن الوزارات تخصص في أقسام إداراتها قسم خاص لحفظ الأوراق والمستندات برأسه مسؤول يتولى الأعمال الخاصة بالمراسلات الصادرة والواردات إلى الجهة الإدارية وحفظها في قسم الأوراق والسجلات(5)، ولم تقتصر الأهمية على ذلك فقد ألزم المشرع الموظف بكتمان مضمون هذا الوثائق والمستندات وحظر عليه الاحتفاظ بهذه الوثائق بعد احالته على التقاعد (6).
ثالثاً: خصائص الورقة الإدارية
تتميز الأوراق الإدارية بخصائص معينة فهي (اوراق كتابية وأنها تكون بحوزة الإدارة وأن لها تاريخ قابل لإثبات أنها تدل على وقائع إدارية معينة).
1. إن الورقة الإدارية كتابية
فتصدر الورقة الإدارية بغض النظر عن شكلها مختومة بختم الدائرة أو المديرية التي صدرت عنها، وتكون موقعة من الرئيس الإداري للدائرة أو المدير أو معاونه في المديرية أو أي موظف أداري تابع لدائرة معينة تصدر منها الورقة الإدارية(7).
2. تكون في حوزة الإدارة
وتمتاز بأنها تكون في حوزة الإدارة، فطبيعة العمل الإداري وانتظام سيره يعتمد على الوثائق والسجلات والملفات المثبتة لوقائع معينة تخص الادارة والأفراد، فكان من الطبيعي أن تحتفظ الادارة بكل هذه الملفات في الأقسام المخصصة لحفظها (8)، فهي مثل الذاكرة لدى الادارة تتولى حفظ الملفات والرجوع إليها عند الحاجة، إذا ما ثار نزاع أمام القضاء بشأن مسألة معينة تكون هذه الملفات ذات أثر بالغ في حسم النزاع (9)، ولا تقتصر هذه الأوراق على الملفات أنشات التي داخل الادارة فيمكن أن تكون بحوزتها حتى الأوراق التي ترد إليها من جهة إدارية ثانية فتق يدها في سجل الوارد الخاص بها ومن ثم ترفقها بالملف (10).
3.الورقة الإدارية لها تأريخ قابل للإثبات
وتتميز الورقة الإدارية لها تاريخ قابل الإثبات، يقصد به أن الورقة الإدارية الموجودة في ملف الادارة والتي لا تحتوي على تاريخ خاص بها فيمكن إثبات هذا التاريخ بالرجوع إلى سجل الوارد أو سجل الحفظ الموجود في أقسام الادارة المختصة بتتبع الرقم التسلسلي الخاص بالورقة(11)، وللتاريخ أهمية كبيرة في إثبات الدعوى الإدارية فكلما كان التاريخ قريب من الواقعة كانت نسبة الإقناع التي تولدها عند القاضي الإداري أكبر (12).
4. إنها تدل على وقائع إدارية معينة
أن الورقة الإدارية يكون موضوعها واقعة تتعلق بعمل أداري معين يبرر إصدار قرار إداري لمعالجتها، فالوقعة الإدارية هي كل واقعة تكون من شأن الادارة مواجهتها بالطرق التي حددها القانون لمعالجتها (13)، فعجز الموظف عن المواصلة في وظيفته بسبب حادث أقعده عن الوظيفة ويثبت ذلك بتقرير طبي من لجنة طبية مختصة هو واقعة مادية اكتسبت الصفة الإدارية بسبب التقرير الطبي الصادر من اللجنة الطبية، فهذا التقرير يحفظ في الملف التقاعدي للموظف(14)، وإن الشهادة الدراسية والخبرة التي تثبت باختبارات التدريب من الجهة المختصة في مجال السياحة والسفر" هي وقائع مادية واكتسبت الصفة الإدارية بسبب تدخل الادارة في تنظيم مستنداتها (15).
رابعاً: طبيعة الأوراق الإدارية
للأوراق الإدارية طبيعة خاصة والمقصود بهذه الطبيعة أن الورقة الإدارية هل هي سند عادي أم سند رسمي حتى تكتسب قوتها في الإثبات، ويعرف السند العادي بأنه السند الذي لم ينظم بواسطة موظف أو كان تنظيمه بواسطة الأفراد (16) ، وتكون للسند العادي حجية تجاه الغير إذا كان ثابت التاريخ ويكون ثابت التاريخ إذا وقع عليه موظف مختص او أن يؤشر عليه القاضي، فيكتسب بذلك قوة السند الرسمي في الإثبات (17).
ويعرف السند الرسمي بأنه السند الذي يثبت مضمونة موظف عام أو شخص مكلف بخدمة عامة طبقاً للأوضاع القانونية ما تم على يديه أو ما أدلى به ذوو الشأن في حضور الموظف) (18)، أن الورقة الإدارية لا تكون إلا سنداً رسمياً ذلك لأنها صدرت من جهة إدارية رسمية، كما في حالة رخص القيادة والوثيقة الرسمية المثبت بها درجات الطالب وكتاب نقل الموظف، كذلك تكون الطلبات التي تقدم للإدارة والتعهدات الخطية المقدمة من قبل الافراد والمنظمة من قبلهم سندات رسمية تكتسب اسم الورقة الإدارية بمجرد التوقيع عليها من قبل الموظف ووضع ختم الدائرة عليها ، وكذلك حفظها في الملف الموجود" في حوزة الإدارة (19).
خامساً: صور الأوراق الإدارية
للأوراق الإدارية أشكال متعددة فلا يشترط أن تكون بشكل محدد بعينه وهذه الاشكال هي:
1. تتخذ الأوراق الإدارية شكل قرارات إدارية فردية أو تنظيمية أو أنظمة داخلية أو تعليمات او تقارير إدارية (20).
2. تتخذ الورقة الإدارية شكل المستندات الرسمية المستوفية للشروط القانونية، أو تأخذ شكل السندات العادية والتي تعتبر اوراق إدارية بمجرد توقيع الموظف عليها وحفظها لدى الإدارة (21).
3. قد تتخذ الورقة الإدارية شكل مستند يتضمن وقائع إدارية تتعلق بعمل يدخل في نشاط الادارة كما في الأوراق الموجودة في ملفات منح الإجازات أو منح الجنسية لشخص معين (22).
4. قد تأخذ الورقة الإدارية شكل طلب مقدم من الفرد إلى الإدارة وذلك عند توقيع رئيس الإدارة عليه، أو شكل تقرير خبير ، وقد تصدر من موظف بحكم وظيفته (23).
سادساً: أهمية الأوراق الإدارية وتأثيرها على عبء الإثبات
للأوراق الإدارية أهمية بالغة في إثبات الدعوى الإدارية، حيث تعتبر الدليل القوي في الإثبات وهذا امتداداً للصفة الكتابية للإجراءات فتكون لها حجية في الإثبات تتضمنه من معلومات تخص موضوع الدعوى (24) ، فعلى سبيل المثال تكون الأوراق المحفوظة بملف الموظف ذات أثر بالغ الأهمية في إثبات عيب الانحراف في السلطة وكذلك تقدير كفاءة الموظف من عدمه لان كل ما يتعلق به يحفظ في ملفه (25) ، فالأوراق التي تحوزها الادارة تمثل الدليل القوي في الإثبات، فقد قضت محكمة القضاء الإداري في مصر بأن (أن طريق الإثبات بالكتابة في مجال القضاء الإداري هو الطريق الأصلي بل الغالب ومرد ذلك الى طبيعة النظام الإداري في الدولة والذي يفرض على الموظفين إيداع كل ما يتعلق بأعمال الإدارية في ملفات خاصة. يرجع اليها عند اللزوم) (26).
وفي هذه الأهمية للأوراق الإدارية فإن بعض الحالات قد لا يعلم الافراد بوجودها أو مكانها، مما يستلزم دور القاضي الإيجابي في أمر الادارة بتقديم الأوراق المتعلقة بموضوع النزاع، فقد قضت المحكمة الإدارية العليا في مصر بأن ((الأوراق المحفوظة في حوزة الادارة قد لا يعلم الأفراد بما ورد فيها او لا يدركون وجودها أو محتواها مما يتعذر عليهم إرشاد القاضي عنها، وهذه الحالة تؤدي إلى عدم التوازن بين الأطراف فيقوم القاضي بدوره بطلب الأوراق والمستندات التي تخص النزاع موضوع الدعوى))(27).
أن المستندات الإدارية التي تحوز القوة في الإثبات هي المستندات الأصلية الموجودة في الملفات وليس الصور الضوئية المأخوذة عنها، وتطبيقاً قضت المحكمة الإدارية العليا في مجلس الدولة العراقي بأن ((صور المستندات الرسمية لا تصلح للفصل في الدعوى))، فقد نقضت قرار محكمة القضاء الإداري المتضمن شمول المدعي بقانون مؤسسة السجناء السياسيين رقم 4 لسنة 2006 فقد استند القرار على صور ضوئية من الكتب الذي يبين واقعة الاعتقال التي حدثت للمدعي، فكان على المحكمة التأكد من صحة الكتاب بطلب أولياته من الوحدة العسكرية التي اعتقل فيها المدعي (28).
__________
1- أحمد كمال الدين موسى نظرية الإثبات في القانون الإداري، دون ذكر المطبعة، ط 1977 ، ص 54.
2- مصطفى كمال وصفي أصول إجراءات القضاء الإداري، مطبعة الأمانة الإسكندرية، مصر، ط2، 1978، ص 446.
3- أحمد كمال الدين موسى، نظرية الإثبات في القانون الإداري، ص 54.
4- الأسباب الموجبة لقانون الحفاظ على الوثائق رقم (70) لسنة 1983.
5- المادة (14، فقرة 11) من النظام الداخلي لوزارة المالية رقم (1) لسنة 1990.
6- المادة (4، سابعاً) من قانون انضباط موظفي الدولة والقطاع العام رقم (14) لسنة 1991.
7- مصطفی کمال وصفي أصول إجراءات القضاء الإداري، ص 447.
8- أشرف عبد الفتاح أبو المجد موقف قاضي الالغاء من سلطة الادارة في تسبيب القرارات الإدارية، رسالة دكتوراه، كلية الحقوق، جامعة عين شمس، مصر، لسنة 2005، ص519.
9- حابس ركاد خليف الشبيب البيانات الخطية لإثبات عدم مشروعية القرار الإداري في دعوى الإلغاء، دار الحامد الأردن عمان ط1، 2011، ص31.
10- مصطفی کمال وصفي أصول إجراءات القضاء الإداري، ص 447.
11- محمد أحمد محمد زكي أحمد، ص 295.
12- مصطفی کمال وصفي أصول إجراءات القضاء الإداري، ص 450.
13- حاتم أحمد محمد بطيخ دور الانترنت في الإثبات أمام القاضي الجنائي والإداري، رسالة دكتوراه، جامعة عين شمس، كلية الحقوق، مصر، عام 2017 ، ص 166.
14- المادة (1) من قانون العجز الصحي للموظفين رقم (11) لسنة 1999.
15- المادة (4) من تعليمات شروط منح إجازة تأسيس شركات ومكاتب ووكالات السفر والسياحة رقم (1) كل سنة 2011.
16- علاء الدين إبراهيم أبو الخير دور القاضي في الإثبات أمام القضاء الإداري، رسالة دكتوراه، جامعة الإسكندرية، كلية الحقوق، مصر، عام، 2013، ص212.
17- المادة (26، أولاً) من قانون الإثبات رقم (107) لسنة 1979.
18- المادة (21، أولاً) من قانون الإثبات رقم (107) لسنة 1979.
19- علاء الدين إبراهيم أبو الخير دور القاضي في الإثبات أمام القضاء الإداري، رسالة دكتوراه، جامعة الإسكندرية، كلية الحقوق، مصر، عام، 2013، ص195.
20- حمدي ياسين عكاشة موسوعة المرافعات الإدارية والإثبات في قضاء مجلس الدولة، منشأة المعارف، الإسكندرية، مصر، ط، 2009، ج 6، ص16.
21- أحمد كمال الدين موسى نظرية الإثبات في القانون الإداري، دون ذكر المطبعة، ط 1977، ص57.
22- أحمد محمد زكي أحمد، مصدر سابق، ص 293.
23- حمدي ياسين عكاشة، مصدر سابق، ص17.
24- أشرف عبد الفتاح أبو المجد موقف قاضي الالغاء من سلطة الادارة في تسبيب القرارات الإدارية، رسالة دكتوراه، كلية الحقوق، جامعة عين شمس، مصر، لسنة 2005 ، ص520.
25- أحمد محمد زكي أحمد، مصدر سابق، ص 293.
26- حكم 9 مايو 1960 ، نقلاً عن أحمد كمال الدين موسى، نظرية الإثبات في القانون الإداري، ص 61.
27- حكم المحكمة الإدارية العليا في مصر في 27 يونيو 1965، نقلاً عن أشرف عبد الفتاح أبو المجد موقف قاضي الالغاء من سلطة الادارة في تسبيب القرارات الإدارية، رسالة دكتوراه، كلية الحقوق، جامعة عين شمس، مصر، لسنة 2005 ، ص 521.
28- القرار رقم 130 ، قضاء أداري، تمييز ،2019 في 2019/3/28، قرارات مجلس الدولة وفتاواه لعام 2019، مجلس الدولة جمهورية العراق، ص 536

اخر الاخبار

اخبار العتبة العباسية المقدسة

المجمع العلمي يجري اختباره الشهري لطلبة الحفظ في المثنى

قسم الصناعات: اعتماد أعلى معايير الجودة في التنجيد والتأثيث لدعم البنية الخدمية في العتبة المقدسة

قسم الشؤون الفكريّة يصدر الجزء الخامس من سلسلة دراسات في المنهج

جامعة الكفيل تنظّم دورة عن أساسيات الدفاع المدني لملاكاتها

المزيد

الآخبار الصحية

العنب.. فاكهة صغيرة بمفعول "خارق" للقلب والدماغ

دراسة تحدد "الحلقة المفقودة".. تسبب ارتفاع ضغط الدم

هذه الأطعمة تحمي دماغك من الشيخوخة وتزيد حدة الذكاء

خبراء يحذرون من مخاطر "الدهون المخفية" على القلب

المزيد

الآخبار التكنلوجية

الأرصاد الجوية تلجأ إلى الذكاء الاصطناعي.. لأي غرض؟

في منزلك.. "تعديل بسيط" يخفض ضغط الدم بشكل طبيعي

"ميزة جديدة" من إنستغرام تنافس تيك توك.. طال انتظارها

غوغل في مأزق.. بيانات 2.5 مليار مستخدم بقبضة القراصنة

المزيد

مواضيع ذات صلة

وسائل الضبط الاداري الالكتروني

صفة إجراءات الدعوى الإدارية

خصائص الضبط الاداري الالكتروني

حجب المواقع الالكترونية لحماية البيانات الالكترونية للادارة

تشفير البيانات الادارية وتأمين سريتها

تدبير ازالة لمنشور المخل بالنظام العام من المواقع الالكترونية لحماية البيانات الالكترونية للادارة

اهداف الضبط الاداري العام

اهداف الضبط الاداري الخاص

الطبيعة القانونية للضبط الإداري الالكتروني

الضمانات الموضوعية لحقوق مقدمي الخدمات في تدبير توقيع الجزاءات الادارية

الضمانات الاجرائية لحقوق مقدمي الخدمات في تدبير توقيع الجزاءات الادارية

الضبط الإداري الإلكتروني العام