6) إدارة التغيير
يرى( 22-2003 Brinen ) أن إدارة التغيير هي إدارة عمليات التطبيق الرئيسة للتغيير في تقانة المعلومات وعمليات الأعمال، وهيكل الشركة وتخصيص الوظائف لتخفض الخطر وكلف التغيير وتقريب المنافع.
ويرى (2006,363,Haag, et al) أنها مجموعة التقنيات التي تساعد في تطوير وتركيب, وإدارة سياسات التصميم والتطبيق لنظام.
اما عن اسباب التغيير فيعرض الشكل (8-2) الأسباب الأكثر شيوعاً لحدوث التغيير.
ويشير ( 2005,4,Bhatti) إلى أن إدارة التغيير هي الشغل الشاغل للكثير من الشركات المشاركة في تطبيق نظام ERP وأن العديد من تطبيقات نظام ERP تفشل في تحقيق الفوائد المتوقعة لأن الشركات تقلل من جهود المشاركين في إدارة التغيير ويحدد التغيير التنظيمي على أنه مجموعة من المعارف التي تستخدم لضمان التغييرات المعقدة، مثل تلك المرتبطة بنظام معلومات جديدة وكبيرة، والحصول على النتائج المرجوة، في الإطار الزمني المناسب، بكلف ملائمة، وبشكل عام، واحدة من العقبات الرئيسة التي تواجه تطبيق نظام ERP هو مقاومة التغيير ويشار إلى أن مقاومة التغيير هي واحدة من العقبات الرئيسة التي تواجهها معظم الشركات المقاومة يمكن أن تكون مدمرة, لأنها يمكن أن تولد النزاعات بين الأطراف الفاعلة، ويمكن أن يكون الوقت طويلا جداً لتطبيق نظام ERP بنجاح، وطريقة تعامل الشركات سوف تحتاج إلى تغيير طرائق العاملين ووظائفهم وسوف تحتاج إلى تغيير كذلك، واقتراح تغيير المنهجية المتكررة الارتجالية بوصفه أسلوباً للتجديد والإدارة، وإتباع التغييرات في تطبيق نظام ERP وإدارة التغيير واحدة من عوامل النجاح الحاسمة التي تم تحديدها في الأدبيات لا بد لنجاح تطبيق المشروع ابتداء من المرحلة الأولى واستمرارها طوال دورة الحياة المشروع بأكمله.
وأوضح (2006,284 ,Sternad& Bobek) أن العمليات الموجودة في الهياكل التنظيمية القائمة في معظم الشركات غير متوافقة مع هياكلها وأنواع المعلومات التي يوفرها نظام تخطيط موارد المشروع، لأن كل نظام ERP يفرض منطقها على إستراتيجية الشركة وثقافتها وهذه التغييرات قد تؤثر تأثيرا كبيرا على الهياكل التنظيمية، والسياسات والعمليات والعاملين وتتسبب في المقاومة، والارتباك، وأخطاء إذا لم يتم إدارتها على نحو فعال. العديد من تطبيقات نظام ERP يفشل في تحقيق المتوقع من فوائدها لأن الشركات نقلل من الجهود التي ينطوي عليها إدارة التغيير و بسبب ذلك فان من المهم أن الشركة تمر بالتحول بعناية مخطط تستند على إستراتيجية كافية ومحددة منهجية تطبيق. ولن تتغير بين عشية وضحاها والاستراتيجيات تحتاج إلى أن تستخدم للحصول على العاملين، ليس فقط لتغيير طريقة عملها ولكن أيضا كيف يتصرفون بعض الشركات تحتاج إلى وضع خطط طويلة الأجل للبدء في تغيير الثقافة قبل فترة طويلة من تطبيق نظام ERP . و هذه الأنشطة تبدو مهمة من المراحل الأولى من المشروع وتستمر طوال مراحل التكيف والقبول. إذا كان العامل لم يتم إعداده إعدادا سليما لتغيرات وشيكة، يتم رفض والمقاومة والفوضى التي يمكن التنبؤ بها نتائج التغيرات الناجمة عن التطبيق بالإضافة إلى إن جميع العاملين يجب أن تكون لديهم القدرة على فهم كيفية عمل النظام الجديد على حد سواء ويمكن أن تعود بالنفع على الشركة وتقديم وظائفهم بشكل أسهل.
ويحدد (2010,693,Pabedinskaite) التغييرات على أنها التعديلات التي أجريت بهدف تحسين أو تغيير جوهري لواحد أو لعناصر أخرى من حياة الشركة، تطبيق نظام ERP هو تغيير تحددها تغييرات السوق والتقدم التقاني وإحداث مزيد من التغييرات داخل الشركة وتطبيق نظام ERP يؤدي إلى عدد كبير من التغييرات التي قد تؤدي إلى الارتباك، والمعارضة والأخطاء والحسابات تشير إلى أن ما يقرب من نصف من تطبيقات نظام ERP لا تجلب النتائج المتوقعة بسبب عدم إيلاء الاهتمام لإدارة التغيير وأن نجاح تطبيق نظام ERP يسهم بشكل مباشر في تقرير الشركة للتغييرات ولابد أن يتم التعرف على هوية اثنين من المصادر الرئيسة المعارضة لتطبيق نظام ERP والمخاطر المتصورة والعادات وترتبط المخاطر المتصورة مع الخوف من فقدان الموظفين لعملهم، وما إلى ذلك من عادات تتسم بأهمية خاصة بالنسبة للأشخاص، وتعريضها للخطر في معظم الأحيان على النتائج في المعارضة.
ويؤكد (2007,7 ,Dawson&Owens) أن الكثير من الكتاب يدرك تماما نظريات إدارة التغيير والخطوات التي تتخذ لجعل تطبيق نظام ERP على نحو سلس. ويبين ( 20007,336 ,Finney& Corbett) أن إدارة التغيير تشير إلى الحاجة إلى فريق التطبيق لإعداد برنامج رسمي لإدارة التغيير مع كونها واعية لضرورة النظر في الآثار المترتبة على مثل هذا المشروع. ويرى مهمة واحدة رئيسة هي بناء قبول المستخدم للمشروع واتخاذ العامل موقفاً إيجابياً ويكون من خلال التعليم عن فوائد نظام ERP وضرورة وجوده. وينبغي أن جزءاً من هذا المبنى من قبول المستخدم ينطوي أيضاً على تأمين الدعم من قادة الرأي في أنحاء الشركة جميعاً.
وأشار (20093,Dronavajjala,et.al) إلى أن إدارة التغيير هي نهج لمحاولة ضمان القبول والاستعداد للنظام الجديد، والسماح للشركة للحصول على فوائد استخدامها. وأن النهج الناجح يعتمد التغيير التنظيمي في عملية التكامل بين العاملين والتقانة. ويرى (2011,71,Ansarinejad, et al) أنه لتحسين فرص نجاح تطبيق نظام ERP، يتطلب الامر من الشركات استعداد المديرين والعاملين للتغيير. ويقدم (2005,9,Hoetzel) الشكل (2-9) حول مستويات التغيير المطلوبة في الشركة من خلال فريق يكون لأجل المساهمة في تسريع عمليات التغيير بحيث يشمل التغيير مستويات الشركة جميعاً.
يرى (2006132 ,Finch) اجراءات فريق التغيير تتمثل بالخطوات الاتية:
الخطوة 1: اختيار العمليات: تحديد المناطق المحتملة للتحسين والحاجة كأساس للتحسين وامكانية النجاح.
الخطوة 2/ وصف العمليات الحالية باسخدام تقانة مسار العملية، بوصفها بالدقة. العمليات الجارية.
الخطوة 3 / تحسين العمليات: تحديد الطرق الجديدة لانجاز اهداف العملية.
الخطوة 4 /تحديد المشكلات لاجل التغيير والتأكد على القدرة على تقليصها.
الخطوة 5: التطبيق والمراقبة : اجراء التغيير ومراقبة أثرها على النتائج .
