ثانياً : تعريف وأهمية نظم المعلومات التسويقية  

يوماً بعد يوم تصل الشركات الى طرق مختلفة لتجميع المعلومات داخل نظام معين يطلق عليه نظم المعلومات التسويقية وهناك العديد من الاسباب التي تفسر السبب في هذا الاتجاه :

1- يؤمن أصحاب الادارة بأهمية تدفق المعلومات والإحصائيات ويقول بعض منهم إننا نعيش في وقت انفجار المعلومات وانتشارها.

2- يضيف معدل التغير السريع بين المستهلكين وبين الشركات المتنافسة الحاجة إلى اتخاذ القرارات السريعة، والمديرين يجب أن يتخذوا القرارات المهمة دون أن يضيع وقت طويل للوصول إليها.

3- أصبحت الآن العملية التسويقية أكثر تعقيداً، وهذا يتطلب تدفق للمعلومات لن يحدث إلا بمدخل منظم لإدارة المعلومات .  

4- يعارض المستهلكين أن يكون مديرو التسويق منفصلين عن الأمور اليومية الحقيقية وبما تحمله من مشاكل . ويمكن التغلب على انعزال المديرين عن الواقع من خلال نظم المعلومات التسويقية. ولقد بدأت الشركات الكبرى في ادخال نظم المعلومات التسويقية كجزء من النظام الشامل للمعلومات التي تحتاج إليها هذه الشركات ، ولكن بعد انتشار استخدام الكمبيوتر صغير الحجم أمكن للشركات المتوسطة والصغيرة أن تدخل أيضاً نظم المعلومات. ولقد امتد هذا المفهوم إلى الشركات غير الصناعية مثل الجامعات والمستشفيات فقد أدركت أهمية المعلومات وما يمكن أن تفيد منها .     

يرتبط احتياج مديري التسويق للمعلومات بالمشاكل المحددة التي يجب عليهم مواجهتها وحلها. ونتيجة لذلك تختلف نظم المعلومات التسويقية بين شركة واخرى من ناحية السهولة والمرونة والتعقيد ومصادر الإحصاءات ونتائج المعلومات. ونظام المعلومات التسويقية هو: (هيكل متداخل من الأفراد والأجهزة والاجراءات المصممة لتوليد تدفق المعلومات المجمعة من مصادر الداخلية والخارجية لكي تستخدم كأساس لاتخاذ القرارات في مجالات محددة في ميدان التسويق) کما عرفت أنظمة المعلومات التسويقية بأنها عبارة عن " الأفراد والمعدات والإجراءات التي تعمل معاً لتصنيف وتحليل وتقييم وتوزيع الحاجات بشكل منظم لتزويد المعلومات لصانعي القرارات التسويقية "،وهناك تعريف آخر ينص على أنها " نظام مخطط يعتمد على الحاسوب يصمم لتزويد المديرين بتدفق مستمر للمعلومات فيها له علاقة بمجال اهتمامهم " ،  ويمكن الحصول على المعلومات من سجلات الشركة الداخلية ومن نظام الاستخبارات التسويقية الذي تساعد المديرين في إعداد وتعديل الخطط والاستراتيجيات التسويقية ، ويمكن جمع معلومات الاستخبارات التسويقية من مصادر متعددة منها دائرة الشؤون الإدارية للشركة والتنفيذية والمهندسين والخبراء ووكلاء المشتريات والقوة البيعية، ومن بحوث التسويق Marketing Research والتي عرفت بأنها : الوظيفة التي تقوم بربط المستهلك (الزبون أو الجمهور) بالتسويقيين من خلال المعلومات التي تم استخدامها لتحديد وتعريف الفرص والمشاكل التسويقية وتوليد وتنقيح وتقييم الأعمال التسويقية لقياس الإنجازات، وتحسين وفهم الإجراءات التسويقية، وعرفت بحوث التسويق على أنها البحث المنظم الموضوعي والمتعمق للوصول إلى دراسة الحقائق المتعلقة بأي مشكلة في ميدان التسويق، وأنواع هذه البحوث هي ثلاثة : البحوث الاستطلاعية، والوصفية، والسببية، أما مجالاتها فهي: بحوث المنتجات، المستهلكين، تنظيم المبيعات، مسالك التوزيع، بحوث الإعلان . 

وعرف نظام المعلومات التسويقية على أنه "هيكل لتجميع وإدارة المعلومات من مصادرها الداخلية والخارجية للشركة" وكذلك عرف على أنه "جمع المعلومات وتخزينها واستردادها وتحليلها بما يناسب اتخاذ القرارات التسويقية". ومن هذه التعاريف هناك بعض الفرضيات الهامة :

1- يمكن نظم المعلومات التسويقية من إعداد خطة لتدفق المعلومات.   

2- يجب التنسيق بين عدد من الإدارات والتعاون بين الأفراد وبصفه خاصة بين مدير المبيعات ورجال بحوث التسويق والتمويل ومحلي النظم ومعدي البرامج وخبراء الكمبيوتر.

3- الإلمام بعلوم الكمبيوتر وكتابة الإحصاءات و تخزينها وتفريغها. 

4- لن يفيد الشركة شيئاً إلا إذا تمكن من أن يحدد هدفا للإحصاءات وكذلك مصادر المعلومات المطلوبة.

ثالثاً : خصائص نظم المعلومات التسويقية

تشترك جميع نظم المعلومات التسويقية في بعض الخصائص المشتركة وهي :

• يجب أن تولد نظم المعلومات في شكل يمكن الاستفادة منها واستخدامها عند اتخاذ القرارات. 

• يجب على الإدارة أن تتفهم ماهي مصادر المعلومات التي يمكن أن تصل إليها. 

• يجب أن يسمح النظام بالتوسع والتغير في ترتيب المدخلات والتي تصمم بطريقة تضمن المرونة. وطالما أن نظام المعلومات في الشركة يعد فيها لكي يقابل ويخدم حاجات تلك الشرکة، فليس هناك نموذج يمكن تعميمه على كافة الشركات. ولذلك سوف نقدم نظاماً يمكن أن تسير عليه الشركات التي ستبدأ في تطبيق النظام .