الفصل الثامن

تقييم المبيعات واداء العاملين

ان وظيفة المبيعات في المنشأة هي وظيفة تنفيذية وأساسية في المنشأة، وتعتمد المنشأة في استمرارية بقائها أو نموها على حسن أداء هذه الوظيفة، ولهذا فأن تقييم أداء المبيعات فيها يستحق كل عناية واهتمام من قبل الادارة العليا وادارة المبيعات، وبالتعاون مع الاقسام الأخرى، خصوصاً القسم المالي والحسابات. ولأهمية هذا الموضوع كما ذكرنا، فأن عملية التقييم تعتمد أكثر من أسلوب وصيغة بحيث تتكامل جميعها لتقديم صورة واقعية عن أداء المبيعات، ولذلك يتناول هذا الفصل المحاور الآتية :

ـ مفهوم وأهمية الرقابة على المبيعات والأسس التي تقوم عليها، وكونها نظام للمعلومات يخدم الادارة في اتخاذ القرارات.

ـ أنواع تقارير الرقابة على المبيعات واستخداماتها سواء كانت يدوية أو ممكننة . 

ـ   أساليب تحليل المبيعات مع بعض النماذج .

ـ الرقابة على كلف المبيعات .

ـ أسايب تقييم أداء البائعين

مفهوم وأهمية الرقابة على المبيعات

من أجل ضمان تنفيذ الخطط الموضوعة بشكل سليم، ينبغي وضع الآليات المناسبة التي تؤمن للمدير تنفيذ مراحل الخطة بالتوقيتات المرسومة. ولأجل هذا تعتبر الرقابة الادارية كأحد الوظائف الأساسية لكل مدير، ويقترن مصطلحها وأسمها بالعملية التخطيطية، ولهذا يشيع استخدام مصطلح التخطيط والرقابة في الأوساط الادارية .

والرقابة الادارية هي العملية المستمرة في مقارنة الانجاز الفعلي مع المخطط من أجل تحديد الإنحرافات ان وجدت واتخاذ الاجراءات التصحيحية لمعالجتها.

وبالتمعن جيداً في التعريف المتقدم نجد ان جوهر الرقابة الادارية يقوم على الأسس الآتية : 

ــ مقارنة الانجاز الفعلي مع المخطط

الأساس الأول للعملية الرقابية هو اجراء مقارنة بين المنجز الفعلي مع ما هو مخطط. وهذ يعني تعذر ممارسة عملية رقابية من دون وجود خطة موضوعة سلفاً، فلا رقابة من دون خطة. ولغرض القيام بعملية المقارنة يصار إلى اعتماد الأهداف المدرجة في الخطة كمعايير لقياس الإنجاز الفعلي.

ــ تحديد الإنحرافات

والأساس الثاني في عملية الرقابة الادارية هو تحديد الإنحرافات الناجمة عن عملية المقارنة أينما كان موقعها وحجمها سواء كانت في حجم المبيعات الكلية للمنشأة، أو على مستوى قطاع من سوق، أو زبون، أو لشهر أو مدة زمنية محدودة.

ــ معالجة الانحرافات

والأساس الثالث في عملية الرقابة هو العمل على معرفة أسباب حصول الانحرافات في تنفيذ الخطة، فقد يكون هناك سبب واحد أدى إلى حصول كافة الانحرافات، أو أن يكون هناك مجموعة أسباب. والادارة الحاذقة تسعى فوراً لتشخيص تلك الأسباب واتخاذ الاجراءات المناسبة لمعالجتها قبل تفاقم الأمور. فالغاية من عملية الرقابة ليست تشخيص الانحرافات فحسب، وانما معالجة الانحرافات أيضاً .

ــ استمرارية العملية

ان عملية الرقابة الصحيحة هي عملية مستمرة ، غير منقطعة، فعملية تشخيص الانحرافات و المعالجة السريعة لها هي التي تحول دون تفاقم الانحرافات في تنفيذ الخطة بالخطة. فلو افترضنا مثلاً ان أحد المدراء يفهم خطأ أن الرقابة على الخطة السنوية تعني مقارنة الإنجاز الفعلي مع المخطط عند نهاية العام فقط ، فسيكون الأمر عليه مستحيلاً حينئذ لتدارك الانحرافات ومعالجتها، فقد فات الأوان.

ان الرقابة على المبيعات شأنها شأن أي ممارسة رقابية أخرى ووظيفة من وظائف المدير، فمدير المبيعات بحاجة ماسة لممارسة هذه الوظيفة للتحقق من سلامة تنفيذ خطة المبيعات وفق الأهداف والتوقيتات الزمنية الموضوعة لها. وهنا لابد من الاشارة الى دور في بالغ الأهمية للرقابة، فهي بالإضافة إلى دورها الحيوي في معالجة الانحرافات المحتملة في تنفيذ خطة المبيعات الحالية، فأن لها دور حيوي آخر يصب في بناء الخطة القادمة على أسس سليمة من خلال تشخيص أسباب الانحرافات وغيرها من الأسباب التي قد تكون قد فاتت على واضع خطة المبيعات السابقة، وتغذية تلك المعلومات الى الجهة المكلفة بوضع خطة المبيعات القادمة، وبذلك يتحقق ترابط وتكامل بين العملية التخطيطية للمبيعات وبين عملية الرقابة على تنفيذها.  

ولأجل ممارسة الرقابة على المبيعات يحتاج المدير إلى وضع الآليات المناسبة لذلك إنطلاقاً من كون الرقابة على المبيعات هي في حقيقتها نظام للمعلومات يخدم الإدارة في اتخاذ القرارات المناسبة .