لا يقتصر إقامة جسر الاتصال بالشخصية على جانبي التصوير أو وسائل الانتقال فقط، وإنما يتطلب عدة ترتيبات وتجهيزات أخرى ضرورية ومساعدة، وفي مقدمتها:

- الحصول على مبلغ من المال بصفة "عهدة" تحت حساب الرحلة عن طريق كتابة طلب بذلك يتضمن فكرة الحديث أو مجموعة الأحاديث ومكان السفر أو أماكنه والفترة الزمنية التي ينتظر أن يقضيها المحرر، ويوقع هذا الطلب من قبل الرئيس المختص ويحال الى قسم الحسابات بالمؤسسة الصحفية للصرف.

- في حالة السفر الى الخارج على المحرر أن يحصل على خطاب موقع من رئيس مجلس الإدارة أو رئيس التحرير يفيد الموافقة على سفره إلى الخارج.

والحصول على المبلغ اللازم للسفر والإقامة وفق النظام المتبع في المؤسسة الصحفية أو الصحيفة.

- الحصول على خطابات التوصية اللازمة وكذلك خطابات التعارف المناسبة، التي يمكن أن تسهل مهمته الصحفية في عقد اللقاءات الهامة والمميزة، خامة في البلاد الأجنبية.

- حجز أماكن الإقامة المناسبة في الفنادق الكبرى المعروفة، فذلك يعطي انطباعاً بأهمية المحرر واهتمام صحيفته بذلك العسل الذي جاء من أجله، أما إذا كان المحرر مدعواً من قبل هذا البلد، فإن سلطات البلد الإعلامية هي التي تقوم بتدبير مكان الإقامة.

- الحصول على تأشيرة دخول إلى البلد الذي ينوي الذهاب إليه، من سفارة أو قنصلية ذلك البلد أو المكتب الذي يقوم بأعمالها أو ترعى مصالحها في حالة قطع العلاقات بينهما.

ويجب التأكد من صحة وصلاحية التأشيرة وتاريخ صدورها وامتدادها للفترة الزمنية المناسبة، بعد التأكد من صلاحية جواز سفره هو نفسه أو الحصول على جواز سفر جديد إذا كان جوازه القديم قد انتهى موعده.

- الحصول على الخطاب أو البطاقة التي تتيح للمحرر الخروج من المطار في حالة الأحاديث التي تجرى خارج الحدود وفق النظام المتبع أيضاً، أو اذا كان هذا النظام يتطلب ذلك.

ومثل تلك الإجراءات والترتيبات يحتاج إليها المصور إذا كان برفقة المحرر.