وفقاً لنص المادة ٢١ من قانون التجارة رقم ١٧ لسنة ١٩٩٩ فإنه يجب علي كل تاجر أن يمسك الدفاتر التي تستلزمها طبيعة تجارته وأهميتها، بطريقة تكفل بيان مركزه المالي وماله من حقوق وما عليه من التزامات، وعلي وجه الخصوص يجب أن يمسك دفتري اليومية والجرد . ووفقاً لذلك فإننا نجد أن المشرع المصري ترك للتاجر حرية إمساك الدفاتر التي تتناسب مع طبيعة نشاطه وأهميتها، بشرط ألا تقل هذه الدفاتر عن دفترين هي دفتر اليومية ودفتر الجرد، كما ألزم المشرع التاجر بحفظ صور المراسلات والبرقيات وغيرها التي تتصل بأعمال تجارية والقيود الواردة في هذه الدفاتر .

دفتر اليومية الأصلي:

تقيد في دفتر اليومية جميع العمليات التجارية التي يجريها التاجر وكذلك مسحوباته الشخصية ) المادة ٢٢ تجاري( . ويتضح من ذلك آن هناك نوعين من القيود التي يجب علي التاجر قيدها في دفتر اليومية الأصلي .

النوع الأول من القيود:

هي قيد جميع العمليات التجارية التي يجريها التاجر، سواء كانت هذه العمليات بيع أو شراء أو وفاء للديون أو تحصيلها وعمليات القروض والأوراق التجارية التي يسحبها التاجر أو تسحب عليه أو يظهرها، وغير ذلك من العمليات، وهذا النوع من القيود يتم يوماً بيوم تفصيلاً ٠

النوع الثاني من القيود:

مسحوبات التاجر الشخصية، ويقصد بها الأموال التي يسحبها التاجر للإنفاق علي شخصه أو أسرته أو أقاربه والمسحوبات الشخصية التي يدفعها للزكاة أو للتبرعات أو الهبات وغير ذلك . وهذه المسحوبات يجوز أن تقيد إجمالاً شهراً فشهراً والحكمة من إلزام التاجر بقيد مسحوباته الشخصية، هي معرفة ما إذا كان التاجر في حالة الإفلاس قد أضر بدائنيه أم لم يضر بهم . وبالتالي إذا ثبت أضراره بالدائنين وسحبه أموال لإنفاقها علي حياته ،الخاصة بإسراف وعلي غير مقتضي أمكن اعتباره مفلساً بالتقصير(1) . وبالتالي يحرم مثل هذا التاجر الذي أسرف في مسحوباته الشخصية من إمكانية الصلح مع الدائنين باعتباره مفلساً بالتقصير، وذلك إذا كان حجم ما أنفقه علي أسرته لم يكن متناسباً مع حجم وطبيعة تجارته .

دفتر اليومية المساعد:

أعطي المشرع للتاجر حرية استعمال دفاتر تجارية مساعدة لإثبات تفصيلات الأنواع المختلفة من العمليات، حيث غالباً ما يتعذر قيد جميع العمليات بالتفصيل في دفتر اليومية الأصلي، فيجوز أن يمسك التاجر دفتر يومية مساعد للمشتريات وأخر للمبيعات وأخر للأوراق التجارية وأخر للقروض وغير ذلك من الدفاتر المساعدة وفي هذه الحالة اكتفي المشرع بقيد إجمالي هذه العمليات في دفاتر اليومية الأصلي في فترات منتظمة، فإذا لم يتم هذا القيد الإجمالي في فترات منتظمة اعتبر كل دفتر مساعد دفتراً أصليا(2)

دفتر الجرد:

تنص المادة ٢٣ من القانون التجاري رقم ١٧ لسنة ١٩٩٩ علي أن تقيد في دفتر الجرد تفصيل البضاعة الموجودة لدي التاجر في أخر سنته المالية أو بيان إجمالي عنها إذا كانت تفصيلاتها واردة بدفاتر أو قوائم مستقلة

وفي هذه الحالة تعتبر تلك الدفاتر أو القوائم جزءاً متمماً لدفتر الجرد الأصلي، وتقيد في دفتر الجرد صورة من الميزانية السنوية وحساب الأرباح والخسائر ٠

ويتضح من ذلك أن هناك نوعين من القيود التي يجب علي التاجر قيدها في دفتر الجرد ٠

النوع الأول من القيود:

تفصيل البضاعة الموجودة لدي التاجر في أخر سنته المالية، ويلاحظ أن دفتر الجرد لا يشمل سوي تفاصيل البضاعة فقد دون غيرها من الحقوق التي تستحق للتاجر لدي الغير أو الديون المستحقة عليه للغير كما لا يشمل

الأموال المنقولة أو العقارية التي يملكها التاجر(3) وإذا تعذر بيان تفصيل البضاعة في دفتر الجرد، فإنه يمكن بيان

إجمالي مع ذكر التفاصيل في دفتر مستقل أو قوائم مستقلة، وفي هذه الحالة تعتبر تلك الدفاتر والقوائم المستقلة جزءاً متمماً لدفتر الجرد الأصلي .

النوع الثاني من القيود:

يقيد أيضاً في دفتر الجرد الأصلي صورة من الميزانية وحساب الأرباح والخسائر حتي يمكن مطابقتها مع بيان البضاعة الموجودة في نهاية السنة المالية، ومعرفة طبيعة معاملات التاجر، لأن هذه الميزانية تعتبر المعبر الحقيقي عن مركز التاجر المالي سواء كان من ناحية الخصوم ويسمي الجانب السلبي أو من ناحية الأصول ويسمي الجانب الإيجابي وهي الميزانية هي التي يجب أن تقدم لمصلحة الضرائب لمحاسبة التاجر عما ورد

بها من أرباح أو خسائر في نهاية السنة المالية .

الدفاتر التجارية الاختيارية:

يعتبر دفتر اليومية الأصلي ودفتر الجرد هما الحد الأدنى الذي يجب علي كل تاجر تجاوز رأسماله المستثمر في التجارية عشرين ألف جنيه )وفقاً لأحكام قانون التجارة( إمساكهما، ولكن هذا لا يمنع من إمساك التاجر دفاتر أخري تستلزمها طبيعة تجارته وحجمها، من أمثلة هذه الدفاتر، دفتر الأستاذ والذي ترحل إليه جميع العمليات المدونة في الدفاتر الأخرى، ودفتر المخزن الذي يوضح حركة خروج ودخول البضاعة منه، ودفتر الخزينة الذي يوضح المبالغ التي تدخل وتخرج منها، ودفتر التسوية والذي يدون فيه التاجر البيانات بالقلم الرصاص فور إتمام العملية ثم يعيد ترحيل هذه البيانات بعد ذلك إلي دفتر اليومية الأصلي ٠

حفظ صور المراسلات والبرقيات والمستندات:

علي التاجر أن يخصص ملف لحفظ صور المراسلات والبرقيات والفواتير والمخالصات وغيرها من المستندات ويجوز للتجار الاحتفاظ بالصور المصغرة )الميكروفيلم( بدلاً من الأصل، وتكون لتلك الصور حجية الأصل في الإثبات إذا روعي في إعدادها وحفظها واسترجاعها القواعد والضوابط التي يصدر بها قرار من وزير العدل، ويجب أن يكون الحفظ بطريقة منتظمة تسهل معها المراجعة . ونري أن هذا الالتزام بحفظ صور المراسلات والبرقيات والمستندات يسري علي جميع التجار أيا كان حجم تجارته، أي حتي ولو قل رأس المال المستثمر في التجارة عن عشرين ألف جنيه لأن هذا الملف ليس دفتراً تجارياً بالمعني القانوني .

___________________________

1- سميحة القليوبي – الموجز في القانون التجاري – دار النهضة العربية - 1980ص ٨٤ ، د ٠ ثروت عبد الرحيم – القانون التجاري المصري – دار النهضة العربية –  ١٩٨5 –  ص ١٨٨ – د ٠ أبو زيد رضوان – مبادئ القانون التجارى ١٩97. ص ٢

2- راجع المادة ٢٢/2من قانون التجارة رقم ١٧ لسنة ١٩٩٩ رقم ١٧ لسنة 1999.

3- أبو زيد رضوان – المرجع السابق ص ٢٩٥ ح د ٠ سميحة القليوبي –   المرجع السابق – ص86.