2.1 أوراق الدفع

أوراق الدفع تمثل التزامات موثقة بورقة تجارية (كمبيالة)، وورقة الدفع عبارة عن صك يمثل تعهد بدفع مبلغ معين في تاريخ محدد أو بعد فترة محددة، مقابل الحصول على سلعة أو أصل معين أو خدمة أو مبادلة التزام آخر. وقد تكون ورقة الدفع مكفولة أو غير مكفولة، وقد تكون بفائدة أو لا تحمل فائدة. أما الحسابات المرتبطة بأوراق الدفع فتشمل مصروف الفائدة والفائدة المستحقة والنقدية.

1.2.1 تدقيق أوراق الدفع

إن منهجية المدقق في تدقيق أوراق الدفع هي نفس منهجية التدقيق العامة مع الأخذ بعين الاعتبار الأمور الخاصة بأوراق الدفع، سواءً فيما يتعلق بالرقابة الداخلية أو الاختبارات التفصيلية. أما فيما يتعلق بالرقابة الداخلية على أوراق الدفع فإن المدقق يهتم بالأمور التالية:

1- التحقق من التفويض بالعمليات الخاصة بأوراق الدفع سواء كان التفويض يتعلق بإصدار ورقة الدفع أو ما يتعلق بالشيء الذي سيتم الحصول عليه في هذه العملية مثل القرض أو السلعة أو أصل آخر. ويتحقق المدقق من التفويض بالقرارات الخاصة بهذه الأمور من حيث القيم والفوائد والمدة وغيرها. ويشمل أيضاً التفويض فيما يتعلق بتسديد الورقة أو تجديدها أو تغيير شروطها.

2- التحقق من الاجراءات الرقابية الخاصة بمتابعة أوراق الدفع، من حيث تسجيل القيود الخاصة بالفوائد وعمل التسويات الجردية ومتابعة تواريخ الاستحقاق. 

3- التحقق من توافر التوثيق المستندي بالشروط الشكلية والقانونية سواء كان ذلك يتعلق بأوراق الدفع نفسها، أو الدفاتر التي ينبغي التسجيل فيها، والمستندات التي تؤيد العمليات الخاصة بها.

4- التحقق من وجود فصل بين الجهات التي تتولى الموافقة على إصدار هذه الأوراق وتلك التي تتولى الاحتفاظ بها ومتابعة تواريخ استحقاقها، ومدى توافر الفحص الداخلي المستقل لهذه الأوراق والعمليات الخاصة بها.

2.2.1 الاجراءات التحليلية والاختبارات التفصيلية الخاصة بأوراق الدفع:  

يقوم المدقق ببعض الاجراءات التحليلية الخاصة بأوراق الدفع التي تزوده بأدلة عن مدى معقولية أوراق الدفع والحسابات الخاصة بها من مصروف فوائد وفوائد مستحقة وذلك عن طريق المقارنات والقيام بعمليات احتساب الفوائد على أساس معدلات (متوسطات)، ومن ثم القيام بعملية المقارنة. أما فيما يتعلق بالاختبارات التفصيلية للأرصدة فإن المدقق يهتم بشكل رئيس بالأهداف الخاصة بالاكتمال والدقة والعرض والافصاح، ولكنه أيضاً يتحقق من بقية الأهداف.

إلا أن المدقق غير مهتم بهدف القيمة القابلة للتحقق سواءً فيما يتعلق بأوراق الدفع أو بقية الالتزامات، وفيما يلي توضيح لأهداف التدقيق الخاصة بأوراق الدفع:

1- التحقق من الوجود: وهذا يعني التحقق من أن أوراق الدفع هي التزامات قائمة وناتجة عن عمليات تخص المنشأة. ويمكن أن يقوم المدقق باستخدام المصادقات وخاصة العمياء، بالإضافة إلى اختبار عينة من حسابات أوراق الدفع الظاهرة في كشف أوراق الدفع ومطابقتها مع فواتير الموردين ومستندات الاستلام ومع المستندات الأخرى مثل تلك الخاصة بالقروض إذا كانت أوراق مقابل اقتراض.

2- التحقق من الاكتمال: ويعني التحقق من أن كافة أوراق الدفع الخاصة بالمنشأة والتي نشأت عن عمليات المنشأة مسجلة بالكامل دون تخفيض فيها. ويمكن أن يستخدم المدقق بعض الاختبارات للفترة اللاحقة مثل القيام بفحص عينة من المدفوعات النقدية والتحقق من مدى وجود التزام يقابلها وقد يستخدم المصادقات وذلك من البنوك التي تتعامل معها المنشأة.

3- التحقق من الدقة: ويعني ذلك التحقق من أن أوراق الدفع تظهر بقيمها الصحيحة وذلك من خلال نفس الاختبارات المستخدمة في التحقق من الوجود والاكتمال.

4- التحقق من الربط بين التفصيلات ويعني ذلك مطابقة الاستاذ العام مع الاستاذ المساعد مع كشف أوراق الدفع.

5- التحقق من التصنيف: أي أن أوراق الدفع مصنفة بشكل صحيح، مثلا تجارية وغير تجارية، متداولة وغير متداولة. حيث يقوم المدقق بمراجعة أستاذ مساعد أوراق الدفع وكشف أوراق الدفع.

6- الفاصل الزمني: حيث يتحقق المدقق من أن أوراق الدفع مسجلة في الفترة المناسبة وذلك باختبارات فترة الحد الفاصل التي تم ذكرها في تدقيق الاهداف السابقة.

7- التحقق من الالتزامات، أي أن أوراق الدفع تمثل التزام يخص المنشأة ونتجت عن العمليات الخاصة بها.

8- التحقق من العرض والافصاح: حيث يتحقق المدقق من أن أوراق الدفع تم عرضها بشكل صحيح، وتم فصل المتداولة عن غير المتداولة، بالإضافة إلى الفصل بين الدائنين وأوراق الدفع سواءً كانت قصيرة أم طويلة الأجل، بالإضافة إلى الافصاح عن أية معلومات ضرورية مثل القيود التي تفرضها الجهات الموردة أو المقرضة على الشركة.