كلنا نعاني من كثرة الأوراق من حولنا سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة أخذت من الأوقات الطولية وانت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها إذا كنت من هؤلاء أو لم تكن حاول أن تتبع الخطوات الاتية:

1ـ حدد موقعا ثابتا:

إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة. إذا حدد موقعا ثابتا للتعامل مع الأوراق وليكن: مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط.

2- ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل. مثل (العظماء السبعة):

- أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية.

3- اتخذ القرار:

ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل دقة:

هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة؟

هل تهمني هذه الورقة؟

هل لها مصدر أخر؟

هل هي حديثة؟

في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها؟

أين أحفظها؟ - إلى متى أحفظها؟

كيف أعثر عليها؟ وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب يحفظ الورقة أم بإتلافها.

ونود أن تلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك.

4ـ تحديث الملفات:

أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية. علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدى إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها.

كلمة أخيرة:

لا شك عزيزي القارئ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه.