معوقات عملية الاتصالات :Barriers To Communication

مما لا شك فيه أن الاتصالات تلعب دوراً هاماً في تحقيق أهداف الشركات والمؤسسات، ولذلك فمن المهم أن يتم رفع مستوى كفاءة الاتصال بغية تحقيق كفاءة إنجاز الأعمال وفاعليتها وإن العديد من الأخطار في مشاريع العمل تنشأ نتيجة تعثر نظام الاتصالات مما يؤدي إلى سوء الفهم في إيصال المعلومات بالدقة المطلوبة، وتواجه عملية الاتصالات بعض المشاكل عند نقل الرسائل والآراء عن طريق الرموز اللفظية وغير اللفظية، حيث يتم تفسيرها من قبل المستقبل في ضوء خبرته وتجاربه وظروفه وحالاته الانفعالية .

وهذا قد يؤدي في بعض الأحيان إلى فهمه لبعض المعاني لم يقصدها المرسل. ويمكن إيجاز معوقات الاتصال بما يأتي:

1- ضعف التعبيرات : Poor Expression

في بعض الأحيان يجد المرسل صعوبة في صياغة الرسالة التي يريد بثها، وذلك لعدم كفاءته وإلمامه بكافة التعبيرات الفنية، كما أنه لا يستطيع أن يعبر عن نفسه بشكل واضح، كما أن عدم خبرة. المستقبل بالمصطلحات الفنية أو انفعاله يؤدي إلى إعاقة عملية الاتصالات، وغالباً ما تحدث هذه المعوقات في الاتصالات الرسمية.

 2- كثافة العمل :Overloading

من الملاحظ أن مدراء المشروعات وخاصة في المؤسسات الكبرى يرسلون ويستقبلون معلومات كثيرة في نفس الوقت، فهذا يسبب في بعض الأحيان فوضى وسوء فهم للعديد من الأمور، ولقد أبرزت العديد من الدراسات أن قدرة الشخص على التعامل مع الرسائل والمعلومات محدودة وخاصة إذا كان الموضوع المطروح جيداً.

3- سوء اختيار وسيلة الاتصال Poor Choice Of Method

يجب التفكير جيداً في اختيار وسيلة الاتصال المثلى التي تناسب طبيعة العمل وحجم الشركة، ونوع الرسالة المطلوب إرسالها فالرسائل الشفهية قد تنسى بسرعة أو قد يتم تحريفها، أما الرسائل المكتوبة فتكون مفضلة في الكثير من الأحيان وذلك للحفظ في الملف والمتابعة.

4- تحريف المعاني وانفصالها Disjunction And Distortion

قد لا تكون اللغة الأم مشتركة عند المرسل والمستقبل مما يسبب عدم المعرفة التامة بالمصطلحات والأفكار العلمية، كما لا يتحدان في معرفة اللغة العامية التي قد تستخدم في بعض الأحيان ولا يكون لديهما نفس الخبرة في العمل مما يؤدي إلى خلل في الاتصالات، وقد تختلف معاني بعض الكلمات من ثقافة إلى أخرى، وقد يفهم الشخص المستقبل الرسالة بطريقة مخالفة لقصد المرسل وذلك بسبب خبرته وتوقعاته الشخصية، وفي بعض الأحيان يشكل المرسل الرسالة بطريقة معينة لحماية مركزة وبسبب عدم الثقة في الطرف الآخر.

5- تعدد المستويات الإدارية وبعد المسافة : Distance And Status Differences

إن بعد المصمم عن المقاول وكذلك بعد مواقع العمل عن موقع الشركة الرئيسية يقلل من الاتصالات التي تتم وجهاً لوجه Face- To - Face Communication)) التي يتم من خلالها توضيح الأمور الغامضة بسرعة ، بحيث لا يتم تأخير تنفيذ الأعمال إن المسافة الجغرافية البعيدة غالباً ما تشكل عائقاً يحد من إمكانية استيعاب مدلولات الرسالة ومعانيها الضمنية الصحيحة؛ لهذا يتم استخدام الهاتف أو الوسائل الآلية الأخرى لتذليل عقبة البعد الجغرافي بين المرسل والمستقبل، كما أن لتعدد المسؤوليات الإدارية الدور ذاته في خلق معوقات الاتصال المطلوب.

6- الاستماع :Listening

يعتبر الاستماع أو الإصغاء الجيد من العوامل التي تلعب دوراً مهماً في نجاح عملية الاتصالات، وبالتالي تحقيق أهداف المؤسسة حيث لا يقل الاستماع أهمية عن الكلام أو التحدث، ولقد دلت بعض الدراسات على أن المتحدث يستطيع أن يتكلم (150) كلمة في الدقيقة بينما المستمع يستطيع أن يصغي إلى (450) كلمة في الدقيقة، مما يحتم على المستمع أن يصغي جيداً لكل كلمة حتى يتم فهمها بالشكل الصحيح أو الاستفسار عنها إذا كان هناك سوء فهم.

7- أعطال وسيلة الاتصال:

وهذه تتمثل في الأعطال الفنية والميكانيكية مثل تلعثم المتكلم، أو سوء الطباعة، أو تداخل موجات البث الإذاعي أو عدم وضوح الصور المرئية.