4/ في الوظائف :

* خول القانون مجلس ادارة الشركة سلطة وضع الهيكل التنظيمي وجداول توصيف وتقييم الوظائف واعتمادها واعادة النظر فيها كلما اقتضت مصلحة العمل ذلك . وفي هذا المجال فإن على مجلس الادارة ان يراعي الاعتبارات التالية :

- ان الهيكل التنظيمي هو الاطار الاساسي لتحديد التقسيمات الداخلية للشركة والعلاقات بينها، كما يعكس تسلسل السلطة والمسئولية بين المستويات المختلفة والاساس في اعداد الهيكل التنظيمي هو الالتزام بالموضوعية الكاملة وتجنب انشاء او توسيع نطاق تقسيمات او خلق مستويات تنظيمية لاعتبارات شخصية.

- ان الهيكل التنظيمي يمثل خطة مستقبلية للشركة. وبالتالي يجب ان يتسع لاستيعاب التطورات الادارية والتكنولوجية والتسويقية المحتملة على مدى سنوات قادمة ، الامر الذي يحتم عدم شغل جميع وظائفه دفعة واحدة.

- مراعاة التوازن بين قطاعات الهيكل التنظيمي والتناسب بين حجم كل تقسيم تنظيمي ومستواه من جانب، ومدى اسهامه في تحقيق اهداف الشركة من جانب آخر.

- ان وضع الهيكل التنظيمي للشركة هو الخطوة الاولي نحو اقامة بناء اداري متكامل لذلك لابد ان يصاحبه " دليل تنظيمي " يوضح الاهداف الرئيسية للشركة ، السياسات العامة التي تسير وفقاً لها في مختلف مجالات النشاط ، الاختصاصات المحددة لكل قطاع وكل تقسيم تنظيمي ، طبيعة العلاقات بين التقسيمات والمستويات التنظيمية المختلفة ، حدود السلطة والمسئولية لشاغلي الوظائف الرئيسية . وينبغي ان يكون هذا الدليل التنظيمي مطبوعاً بشكل جيد ومتاحاً لجميع شاغلي الوظائف الاشرافية بالشركة علي اختلاف مستوياتهم.

* ان تحديد الوظائف في الشركة ينبع من دراسة الهيكل التنظيمي الذي يعبر عن اهداف الشركة ومجالات نشاطها . لذلك يجب على الشركة تجنب انشاء وظائف لا تتصل بنشاطها ، او اسباغ مسميات وظيفية مبالغ فيها . كذلك ينبغي تجنب تفتيت الوظيفة الواحدة الى وظائف متعددة دون ان يكون بينها فروق حقيقية في الاعباء او المسئوليات او متطلبات شغلها.

* يتم توصيف الوظائف استناداً الى الدراسة الميدانية والمقارنة بالوظائف المماثلة بالشركات الاخرى وغير ذلك من اساليب الدراسة . ويراعى دائماً ان يتضمن وصف الوظيفة البيانات الاتية على الاقل :

- اسم الوظيفة .

- المجموعة النوعية التي تقع بها الوظيفة .

- موقعها في الهيكل التنظيمي للشركة .

- واجبات الوظيفة .

- المسئوليات المحددة للوظيفة .

- الصلاحيات المخولة للوظيفة .

- الوظائف السابقة على الوظيفة في ذات المجموعة النوعية .

- الوظائف الاعلى مباشرة في ذات المجموعة النوعية .

- مكان اداء الوظيفة (مكتبية – ميدانية) والظروف المحيطة (غبار ، ضوضاء

حرارة .... ).

* تحدد مواصفات شاغل كل وظيفة استناداً الى البيانات السابقة ، على ان تبين تلك المواصفات في جزء مستقل من بطاقة وصف الوظيفة ، ويجب ان تتضمن البيانات الاتية على الاقل :

- التأهيل العلمي من حيث المستوى والنوع .

- الخبرة العملية من حيث المدة ومجال الخبرة .

- المواصفات الشخصية لشاغل الوظيفة ( السن ، النوع ، الحالة الاجتماعية ....).

* يتم تقييم الوظائف باتباع احدى طرق التقييم المتعارف عليها ، ومع مراعاة المعايير التي يصدر بها قرار رئيس مجلس الوزراء  اعمالاً لنص المادة رقم 8 من القانون.

* وتتولى ادارة التنظيم بالشركة ( او ما يعادلها ) اختصاصات اعداد الهيكل التنظيمي وتوصيف الوظائف وتقييمها السابق الاشارة اليها ، وتعد بنتائج اعمالها تقريراً يعرض على مجلس الادارة لاعتماده . كذلك تتولي ادارة التنظيم اختصاصات اعادة النظر في الهيكل التنظيمي للشركة او اعادة توصيف الوظائف وتقييمها على ان تعتمد جميعاً من مجلس الإدارة.

ويجوز للشركة الاستعانة ببيوت الخبرة المتخصصة في تلك العمليات . وفي جميع الاحوال. يجب ان يصاحب الخبراء الخارجيين افراد من ادارة التنظيم بالشركة لاكتساب الخبرة ومباشرة التطبيق بعد انتهاء الخبراء من مهامهم.

* مع مراعاة الظروف الخاصة بكل شركة يمكن للشركة ان تعيد النظر في الهيكل التنظيمي وجداول ترتيب وتقييم الوظائف بها في الاحوال التالية فقط :

(أ) ازدياد حجم النشاط الذي تمارسه التقسيمات التنظيمية المختلفة بالهيكل التنظيمي والناشئ عن احد او كل الاسباب التالية :

- زيادة الاعباء والمسئوليات الملقاة على عاتق شاغلي الوظائف الاشرافية بالهيكل التنظيمي نتيجة للتوسعات وزيادة الاستثمارات .

- اتساع نطاق الاشراف الذي تمارسه التقسيمات التنظيمية الرئيسية على التقسيمات التنظيمية الفرعية .

- استحداث بعض الانشطة التي تمارسها الشركة ولم يتضمنها الهيكل التنظيمي القائم.

- عمليات الدمج والفصل التي يترتب عليها النقص في الاختصاصات او سلخ الوحدات.

(ب) ما تسفر عنه تجربة الشركة من تبيان عجز الهيكل التنظيمي القائم عن الوفاء باختصاصات الشركة وتحقيق اهدافها على النحو المتوقع ، والناشيء عن احد او كل الاسباب التالية:

- زيادة طول خطة السلطة بين التقسيمات الرئيسية والتقسيمات الفرعية بالهيكل التنظيمي مما يؤدي الي حدوث زيادة في الوقت المستغرق لاتخاذ قرار ما من جانب السلطات الأعلى بالشركة.

- وجود ازدواج او تكرار في ممارسة اختصاص ما ، بين اكثر من تقسيم تنظيمي داخل الهيكل التنظيمي للشركة .

- وجود خلل في نظام الرقابة الداخلية نتيجة لعجز الاختصاصات الحالية المسندة للتقسيمات التنظيمية الخاصة بالرقابة والمتابعة .

(ج) التغيرات الحادثة في جداول ترتيب الوظائف بالشركة والناشئة عن بعض او كل الأسباب التالية :

- استحداث مجموعة وظيفية او اكثر داخل جداول ترتيب الوظائف نتيجة لاستحداث بعض الوظائف التي لم تكن موجودة بجداول الترتيب والتي تم استحداثها نتيجة لمزاولة الشركة لبعض الانشطة الجديدة والتي لم يتضمنها الهيكل التنظيمي القائم .

- ما تسفر عنه تجربة الشركة من ضرورة استحداث نوعيات الوظائف داخل اي من المجموعات الوظيفية النوعية القائمة .

- تغييرات حادثة في تقييم المستوي الوظيفي لبعض الوظائف نتيجة للتغيير الحادث في الواجبات والمسئوليات الخاصة بها او لتغيير في اشتراطات شغلها ..

- التغيير الحادث في مستوي تقييم الشركة .

(د) عدم تناسب المقررات الوظيفية للهيكل الوظيفي القائم مع معدلات الاداء المتوقعة من كل من القطاعات الرئيسية بالشركة وذلك بسبب بعض او كل من الاسباب التالية :

- زيادة الانتاج بسبب زيادة حجم الاستثمارات او التوسع في انشاء فروع جديدة للشركة .

- اتباع اساليب وطرق في اداء الاعمال والاجراءات تختلف عما هو متبع حالياً .

(هـ) يمكن قياس الزيادة الحادثة في رقم الاعمال للشركة عن طريق بعض المؤشرات التي يمكن الاسترشاد بها مثل :

- رقم الاعمال ( مع تثبيت الاسعار ) عن طريق تحديد سنة الاساس مع حساب الفروق من سنة لاخرى .

- الانتاجية المطلقة للجنيه الواحد (خلال ال 3 سنوات الأخيرة).

- اية مؤشرات اخرى تضعها هيئة القطاع العام تتلاءم مع طبيعة الانشطة التي تمارسها مجموعة الشركات التابعة لها ...

* على كل شركة ان توافي مركز معلومات القطاع العام برئاسة مجلس الوزراء ، والمعهد القومي للتنمية الادارية ، والجهاز المركزي للتنظيم والادارة بصورة من الهيكل التنظيمي وجدول الوظائف والدليل التنظيمي المعتمد من مجلس الادارة وكذلك اي تعديلات يتم ادخالها عليها.

* يراعى في اعداد جدول الوظائف تقسيمها الى مجموعات نوعية بحيث تمثل كل مجموعة فئة متميزة من الوظائف تشترك فيما بينها بصفات مشتركة سواء من حيث التأهيل العلمي او الخبرة العملية المطلوبة لها ، او من حيث تداخل وتكامل الاعباء والمسئوليات ، او من حيث تقارب المهن المرتبطة بها . ويكون تحديد المجموعات النوعية للوظائف انطلاقاً من طبيعة الانشطة التي تمارسها الشركة في الاساس. ويراعى في تحديد تلك المجموعات الاسترشاد بالمعايير الواردة. في قرار رئيس الوزراء المشار اليه في شأن معايير ترتيب الوظائف بالقطاع العام.

* يجب التأكد ان كل مجموعة وظيفية نوعية تمثل تكاملاً وظيفياً يسمح بالحركة الافقية.

* يجب التأكد ان كل مجموعة وظيفية نوعية تمثل تكاملاً وظيفياً يسمح بالحركة الافقية والرأسية لشاغلي وظائفها بحيث تكون هناك مجالات رحبة لحركة العاملين بين وظائف مختلفة عند نفس المستوى التنظيمي ، وكذلك ترقياتهم الى وظائف اعلى، كل ذلك داخل نفس المجموعة.

* تعتبر المجموعة الوظيفية النوعية وحدة متكاملة في مجال التعيين والترقية والنقل والندب والاعارة ، بحيث لا تجوز الحركة الوظيفية فيما بين المجموعات النوعية الا في حالة توافر مواصفات شغل الوظيفة في العامل فيجوز في تلك الحالة اعمالاً لنص المادة رقم 52 من القانون ، وكذلك اذا ترتب على اعادة التوصيف والتقييم الغاء بعض الوظائف فيجوز طبقاً للمادة 108 من القانون الحاق العاملين الذين الغيت وظائفهم بوظائف اخرى حتىي ولو في مجموعة نوعية مختلفة بشرط توافر مواصفات شغلها.

* ليس من الضروري ان تشتمل كل مجموعة وظيفية نوعية على وظائف تبدأ جميعاً من ادنى درجات التعيين وتصل الى قمة درجات جدول الرواتب . بل من المتصور ان تختلف مستويات الوظائف داخل كل مجموعة من حيث درجة البداية والنهاية. ويتم تحديد درجات بداية التعيين ودرجات النهاية لكل مجموعة بحسب طبيعة الوظائف بها ، وبالاسترشاد بمعايير الترتيب الواردة في قرار رئيس الوزراء المشار اليه.

* نصت المادة رقم 10 من القانون على ان يكون شغل الوظائف عن طريق التعيين او الترقية او النقل او الندب او الاعارة طبقاً للقواعد والضوابط والاجراءات التي يضعها مجلس الادارة في هذا الشأن . وفي هذا الصدد يجب على مجلس الادارة مراعاة ما يلي :

- الاصل في شغل الوظائف الدائمة ان يكون بالتعيين او الترقية او النقل .

- ان شغل الوظائف الدائمة بطريق الندب او الاعارة يجب ان يكون بصفة مؤقتة وعلي سبيل الاستثناء ، وبذلك لا يجوز ان تتعدي فترة شغل الوظيفة الدائمة بطريق الندب او الاعارة سنة واحدة في الحالات العادية وسنتين كحد اقصى في حالات الضرورة ( مادة 55 من القانون ).

- كذلك لا يجب اتخاذ الندب الى الوظائف الاعلى سبيلاً لحجز الوظيفة ليرقى عليها المنتدب لحين استكمال شروط شغلها بالترقية ، ومن ثم يجب ان تنص الضوابط التي يضعها مجلس الادارة على ان شغل الوظيفة الاعلى بطريق الندب لا يعتبر في حد ذاته مبرراً للتفضيل عند الاختيار للترقية.

* يراعى عند وضع مجلس الادارة لنظام توظيف الخبراء الوطنيين والاجانب ولمن يقومون بأعمال مؤقتة عارضة او موسمية والعاملين المتدرجين ان يشتمل هذا النظام علي العناصر الاتية:

- تحديد نوعية الاعمال والوظائف التي يجوز شغلها طبقاً لهذا النظام.

- تحديد مواصفات دقيقة لمن يطلق عليه صفة الخبير .

- تحديد الفترة الزمنية المعقولة للاعمال التي توصف بانها مؤقتة .

- تحديد الاعمال ذات الصفة الموسمية .

- تحديد اسس تقدير الاجور او المكافآت لشاغلي تلك الوظائف .

- تحديد السلطة المختصة داخل الشركة التي لها حق التوظيف في تلك الاعمال.

- وضع الضوابط الكفيلة بعدم اساءة استخدام هذا النوع من الاعمال والحد من التوسع فيها بما يمنع من تحولها الى اعباء دائمة بالنسبة للشركة.

- تحديد الأسس والقواعد التي يتم على اساسها تحويل العمالة غير المنتظمة او المؤقتة التي يتم توظيفها وفقاً لهذا النظام الى عمالة دائمة بالشركة.