١ - عندما تكون هناك أنباء هامة يراد إعلانها ويصعب تناولها في بيان صحفي.

٢- حينما تقتضي أهمية الموضوع إتاحة الفرصة للرد على تساؤلات الصحفيين.

٣- كلما أراد الصحفيون والمراسلون أن يلتقوا بشخصية هامة لتوجيه الأسئلة إليها حول موضوع له أهميته الكبرى في وقت معين.

٤- عقب الحوادث الكبرى، مثل الكوارث الطبيعية، تسهل المؤتمرات الصحفية نقل المعلومات بسرعة وطمأنة الجمهور، أو على الأقل إبلاغه بما جرى، وما هو مقرر عمله.

5- تخفف المؤتمرات الصحفية الضغوط النفسية على بعض شهود العيان الرئيسين أو بعض الضحايا بدلاً من أن يخاطب هؤلاء كل صحفي على حدة. وعادة ما يأخذ المؤتمر الصحفي شكل حوار يجري بين الصحفيين والمراسلين من جانب والشخصية المسؤولة التي تدعو للمؤتمر الصحفي من جانب آخر، وغالباً ما يبداً المؤتمر الصحفي بكلمة أو بيان يلقيه المسؤول ثم تعقبه مناقشة بينه وبين الصحفيين والمراسلين، حيث يرد على كل الأسئلة التي يوجهونها إليه

وما لم يكن هذا الشخص المسؤول راغباً أو مستعداً للري على أسئلة الصحفيين والمراسلين فلا ينبغي عقد مثل هذا المؤتمر الصحفي، فالإجابة على هذه الأسئلة جزء لا يتجزأ من المؤتمر الصحفي، ومن الضروري تخصيص الوقت الكافي لها.

وتختلف المؤتمرات الصحفية في أهميتها فقد تكون اجتماعاً بين شخص وعدد من الصحفيين يعدون على الأصابع وقد يكون اجتماعاً كبيراً يحضره الصحفيون من جميع أنحاء العالم.