خطوات تقييم الأداء 

فيما يلي الخطوات التي يُراعى اتباعها عند تقييم الأداء :

1- رسم السياسة واعلانها على كافة الأفراد الذين سيتأثرون بها.

2ـ اختيار الطريقة التي ستتبع في التقييم.

3 ـ تدريب الأشخاص الذين سيتولون وضع التقديرات.

4- تطبيق السياسة وتحليل النتائج.

1. رسم السياسة وإعلانها :

يجب أن تُقرر الأغراض التي تستخدم من أجلها سياسة التقدير والأشخاص الذين يخضعون لتطبيق تلك السياسة والأشخاص الذين يقومون بوضع التقديرات والفترات التي يتم فيها ذلك.

ويجب أن تبلغ السياسة إلى جميع من يعنيهم الأمر سواء القائمين بالتقييم أو الأفراد الذين سيتم تقييم أدائهم، ويجب على القائمين بالتقييم معرفة الهدف من السياسة والطريقة التي يجب اتباعها في وضع التقييمات. كذلك يجب أن يفهم الأفراد طريقة التقييم والغرض الذي ستستخدم من أجله .

كذلك يجب أن يسبق اتباع هذه السياسة شرح وتفسير لكافة أفراد التنظيم ، وهذا أمر ضروري حتى يكون الجميع على معرفة من طريقة وضع التقييم والغرض منه ، كذلك يجب أن يعلموا مدى الدقة في وضع التقييم لتفادي الخطأ في التطبيق ولضمان المساواة بين كافة الأفراد.

2 - إختيار الطريقة التي سَتُتَبع في التقييم : 

يتوقف اختيار الطريقة على الشخص الذي سيتولى إعداد تقرير التقييم ، والأفراد الذين سنوضع التقارير عن ادائهم ، ففي حالة قلة عدد الرؤساء الذين يُطلب منهم إعداد تلك التقارير يمكن تدريبهم بعناية والاكتفاء بتقارير مبسطة دون حاجة إلى تفسير لكل صفة من الصفات المطلوب وضع تقييم عنها، أما في حالة وجود عدد كبير من الرؤساء الذين ستُوكل اليهم هذه العملية فيفضَل أن تكون الصفات الموجودة في التقارير واضحة ومحددة.   

ويُراعى عند تحديد الصفات المُراد استخدامها طبيعة الوظائف لأن   الصفات التي تنطبق على وظائف الإشراف والادارة تختلف عن الصفات  الخاصة بالأعمال الكتابية ، ففي الوظائف الإدارية تظهر صفات معينة  كالقيادة والقدرة على التنظيم والتخطيط والابتكار والمبادأة ، وهي صفات قد لا يتطلب الأمر توافرها في شاغلي الوظائف الأخرى العادية ولذلك يراعى عند اختيار الصفات التي يتضمنها التقرير أن تكون ملائمة لنوع الوظائف التي يقوم بها الأفراد .       

ومن ناحية أخرى نجد أن الصفات المختارة هي التي يصعب تحديدها بطريق آخر، فمثلاً ليس هناك داع للسؤال عن الكمية المنتجة أو جودتها أو كمية المواد التالفة حيث يسهل الحصول عليها من السجلات، وبمعنى آخر فإن التقارير تستخدم للحصول على تقييم للصفات التي يصعب تحديدها بطريقة موضوعية .

 من جهة ثانية يجب التأكد من فهم الشخص الذي يقوم باعداد التقارير الصفات المطلوب وضع تقييم عنها، وقد يتم ذلك عن طريق حلقات تدريبية أو قد يُحدد معناها في التقرير نفسه، ويرجع السبب في ذلك إلى أن نهم الأشخاص لتلك الصفات (مثلاً القيادة أو الحكم الشخصي) قد يختلف، ولضمان فهم المسؤولين لمعاني تلك الصفات وحتى تكون التقديرات الموضوعة من فترة إلى أخرى مستندة إلى مفهوم واضح فمن الضروري وجود تعریف محدد لتلك الصفات.  

ومن الطرق المتبعة للتغلب على اتجاه بعض الرؤساء الى السرعة وعدم الاهتمام عند وضع التقديرات ترتيب التقديرات الموضوعة عن مختلف  الصفات بطريقة عكسية، ففي حالة وجود خمسة تقييمات عن كل صفة يُكتَب أقل تقييم بالنسبة للصفة الأولى أولاً ثم تتدرج إلى أقل تقيم وهكذا، وبذلك يضطر المُقوّم إلى الانتباه إلى كل صفة والتقديرات المكتوبة عنها قبل الاختيار، وأحياناً قد يُطلب من المُقوّم أن يقوم بوضع تقييم لجميع الأشخاص عن كل صفة على حدة بدلاً من وضع تقييم عن كل الصفات للشخص الواحد مرة واحدة .

3 - تدريب المقومين : 

إن النجاح في استخدام تقارير الأداء يتوقف على الأشخاص الذين يُوكًل إليهم اعدادها، ولذلك من الضروري أن يكونوا ملمين بالهدف من إعداد تلك التقارير وطريقة استخدامها ومزاياها والعيوب التي تكتنفها وقد تُعطَى لهم تعليمات مكتوبة عن كيفية اعداد تلك التقارير ، كذلك يمكن عقد اجتماع لهم تتم فيه مناقشة تلك العمليات، وقد يُطلب إليهم إعداد تقرير عن شخص معروف لهم جميعاً ثم تُقارن التقييمات التي أعطيت له لمعرفة أوجه الاختلاف والأسباب التي دعت اليها، وذلك بقصد محاولة الوصول إلى فهم موحد للصفات المطلوب وضع تقييم عنها .  

4- تطبيق السياسة وتحليل النتائج :

يجب أن يُحدد الوقت الذي يتم فيه وضع التقييم بحيث تنتهي العملية بالنسبة لأية مجموعة من الأفراد - في قسم أو إدارة معينة - في ظرف أيام محدودة وذلك حتى لا تتفاوت المعايير التي يستخدمها المقومون إذا طالت المدة التي تتم فيها العملية .  

وتطبيق السياسة يفترض أنها قد شُرحت للأفراد إذ لا يجب أن تُحاط العملية بالسرية أو الغموض، وفي الوقت نفسه يجب أن يعلم الأفراد أن التقارير تعتبر سرية، بمعنى عدم اطلاع أي فرد على تقرير يخص شخص آخر، ولذلك يجب الاحتياط دائماً حتى تظل تلك التقارير سرية وإذا تقرر مناقشة التقارير مع الأشخاص الذين تُوضع عنهم فيجب أن يتم ذلك أيضاً بعد الانتهاء من اعدادها حتى لا تفقد أهميتها.

وبعد الانتهاء من إعداد التقارير تقوم الادارة بتقييم النتائج التي حصلت عليها، ولكن يجب في الوقت نفسه التنبه إلى العيوب التي تصاحب تطبيق هذه السياسة، وترجع هذه العيوب أساساً إلى أن التقدير يُوضع عن صفات يصعب قياسها بطريقة موضوعية ، ولذلك فإنها ليست بالعملية السهلة أو البسيطة ، ولذلك تعتبر التقييمات الموضوعة مساعدة فقط في إعطاء تقييم تقريبي للأداء أو قدرات الشخص المستقبلية.