لنتعرف اكثر على مستوى تأثير كلامك , ودرجة قوتك في الوصول الى عقول وقلوب من نتعامل معهم , فاليك هذه الخطوات :

* لاحظ ردود الافعال من حولك :

عندما تتكلم هل يبدي الاخرون انتباههم لسماعك ؟

ام يتململون ؟

ام تبدو على وجوههم الابتسامات الساخرة ؟

حاول الاجابة بصدق عن هذه الاسئلة , التي سوف تساعدك الى حد بعيد على معرفة قدراتك , ومدى احتياجك لتطوير نفسك .

* قم بتسجيل صوتك :

يمكنك ان تسجل صوتك على جهاز كاسيت ( ام بي ثري ) ثم تسمعه وكأنك تستمع الى شخص اخر , لتدرك ان كلامك سريع اكثر من اللازم , او بطيء , او ان الجمل غير مترابطة .

* انظر في المرأة او سجل حديثك صوتا وصورة :

لتعرف كيف تتحرك عيناك , والى اي اتجاه تشير يداك , وهل ملامحك تؤكد ما تقول ام تعطي رسالة معكوسة ؟

* اطلب رأي الاخرين :

واطلب الرأي من الاصدقاء المقربين المتفهمين لمحاولتك في تحسين طريقة كلامك , او اطلب رأي مدربي التنمية البشرية الذين تثق في آرائهم , واحذر دعاة الاحباط والمتشدقين .

فن (الحديث القصير) في العمل :

معظمنا يمضي في عمله عددا من الساعات تفوق تلك التي يقضيها مع اهل بيته , لذا لا يمكن ان تقتصر ساعات الدوام على  العمل فقط , بل تتخللها بعض الاحاديث التي تدخل ضمن اطار الدردشة , والتي تعد جزءا لا يتجزأ من الحياة الوظيفية . فقد تصادف زميل عمل في المصعد , او تجاوره في مكتبه او تحضر حفلة تقيمها الشركة حيث يجتمع معظم زملاء العمل او تضطر لمفاوضة عملاء الشركة . ورغم ذلك يتجنب بعض الاشخاص تلك الدردشة ويشعرون بعدم الارتياح اثناء المزاح مع زملاء العمل , والسبب يعود اما لانهم لا يحبون الدردشة بسبب سطحية الحديث , واما لشعورهم بعدم الامان , حيث يجدون انفسهم عاجزين عن معرفة ماذا ينبغي عليهم أن يقولوا .

وفي ما يأتي بعض النصائح التي تحكم فن الحديث القصير في العمل :

1ـ الدردشة: مفتاح القدرة على تكوين علاقات مع الاخرين والاقتراب منهم في مجال العمل, يظهر الشخص بمظهر الواثق بنفسه. لذلك لا يمكن للمرء الاستغناء عن الدردشة في الحياة الوظيفية, فمن لا يجيد فن (الحديث القصير) بحدوده الدنيا, سرعان ما يصبح بغيضا بنظر الاخرين, لان الدردشة تعد بمثابة مفتاح لكل الابواب المغلقة , كما انها تسهم في خلق جو لطيف في بيئة العمل .

2ـ اختيار الموضوعات : اهم شرط في نجاح (الحديث القصير) هو اختيار الموضوعات ذات

الطابع الايجابي. ومن يجد في الحديث عن حالة الطقس موضوعا مستهلكا , يمكنه على سبيل المثال البحث عن اهتمامات مشتركة بينه وبين الطرف الاخر , بحيث تكون هناك على الاقل نقطة مشتركة .

3ـ تحدث عن نفسك : تمهيدا للدردشة ينصح اختصاصيو علم النفس بأن يتحدث المرء عن نفسه والاشياء التي يحبها ويفضلها, فمن الجيد دائما ان يتم التمهيد للحديث وافشاء بعض المعلومات الشخصية , مثل ذوقه في بعض الامور على سبيل المثال , ومن الجمل المحتملة (يعجبني اللون الجديد لجدران المكتب).

4ـ لا تتعمق في التفاصيل : لكن ذلك لا يعني ان يتعمق المرء في تفاصيل حياته الشخصية , خصوصا الامور السلبية التي يكون لها صدى سيء , ومنها مثلا الشجار مع الزوجة او مرض الاطفال او الشكاوي الشخصية التافهة. واذا خاض احدهم الحديث حول هذه الامور , فقد يشعر بالاحراج الكبير بسبب صمت الطرف الاخر .

5ـ ابتعد عن المحظورات : تعد السياسة والدين والمسائل المادية من الموضوعات المحظورة . ويفسر خبراء الاتيكيت السبب في ذلك بقولهم ان (مرحلة الدردشة تخلو من المضمون), حيث ينبغي ان يتناول (الحديث القصير) موضوعات صعوبة بالنسبة لبعض الناس, حيث انهم يجدون ذلك امرا تافها. وقد يشعر الطرف الاخر بعدم الثقة والامان في حال بادره احدهم بالحديث في تلك الامور, لذا قد ينسحب. ويجب تفادي هذا الامر تماما لدى التحدث مع المدير او العملاء .

6ـ تلطيف الجو: لكن قد يشعر الموظف احيانا بحاجة ماسة لمناقشة موضوعات مهمة مع المدير, وفي هذه الحالة ينبغي تلطيف الجو من خلال دردشة بسيطة في بادئ الامر. ويحذر الخبراء من مغبة الدخول في الموضوع مباشرة دون تمهيد. ويمكن للموظف التحدث مع المدير في البداية عن المقصف الجديد او الطقس الصيفي تمهيدا لسؤاله عن زيادة الراتب, على سبيل المثال .

7ـ اللياقة والتهذيب : من الامور الاساسية الواجب مراعاتها عند التعامل مع زملاء العمل وشركاء الاعمال التعامل بلياقة وتهذيب. ولا يقتصر الامر على المهذبين من الناس , بل يتعداه الى التعامل مع اشخاص فظين وغير مؤدبين , وهنا تكمن براعة الموظف في التعامل مع تلك النماذج بأدب ولياقة , إذ لا بد من وضع حدود اثناء الحديث مع هؤلاء الاشخاص ولا ينبغي الاذعان لهم, وبما اننا لم نتعلم كيفية القيام بذلك , لذا غالبا ما نتصرف بشكل غير متقن. يقول خبراء الاتيكيت ان هناك طريقة اخرى للتعامل مع مثل هذه المواقف بلياقة من خلال ان تقول مثلا بكل وضوح : (اشعر بان هناك ثمة هجوما في حديثك معي , وهذا لا يعجبني). وهنا سيلاحظ الطرف الاخر انه تمادى في الحديث اكثر من اللازم .

8ـ التعامل مع غضب الاخرين : خير مثال على هذه الحالات هي المكالمات الهاتفية مع شركاء العمل او العملاء اثناء ثورة غضبهم , ففي كثير من الاحيان لا يريد الشخص المتصل سوى التخلص من الاحباط , لذلك من الافضل ان يتم تجاهل الامور الجانبية , وقد يكون من المفيد الاستفسار بلباقة عما حدث . ويشدد خبراء فن الاتيكيت على ضرورة أن يتدرب الموظفون على كيفية التعامل مع العملاء اثناء ثورات الغضب , حيث ينبغي دائما على الموظف ان يحاول تفهم هذا الامر وعدم الدخول في نقاشات اخرى مع العملاء .

9ـ التحلي بسعة الصدر : كيف تتصرف اذا صادفت عميلا ثرثارا ؟ يؤكد خبراء الاتيكيت ضرورة ان يتحلى الموظف بسعة الصدر عند التعامل مع مثل هذا النموذج من العملاء الذين يميلون الى تجاذب اطراف الحديث. فسياسة الشركات التجارية هي معاملة العميل باحترام شديد واعطاؤه كل الاهتمام والاولوية , ومن هذا المنطلق لا يجوز ان يصده الموظف ويحاول التخلص منه بحجة الانشغال في العمل. كما انه من غير اللائق ايضا مواصلة الموظف للعمل مرة اخرى بينما لم ينته العميل من حديثه بعد , حيث من الضروري ان يحظى العميل باهتمام وانتباه الموظف الكاملين. ومن الواجب ايضا ان يعبر الموظف عن انصاته التام للعميل قولا وفعلا. ومن ضمن السلوكيات التي يجب على الموظف اتباعها اثناء الحديث مع العميل النظر في عينيه والرد بعبارات من خلالها ان الموظف كله اذان مصغية .

10ـ ضيف العمل : ويسري الامر نفسه عندما يستقبل الموظف في الشركات التجارية ضيف عمل في الشركة او المكتب , فمن غير اللائق ايضا صد الضيف الذي يرغب في تجاذب اطراف الحديث والدردشة او التلميح الى العمل المكدس على المكتب اثناء التحدث معه , لان قواعد الاتيكيت تُقدم الاهتمام بالضيف على انجاز مهام العمل الملحة . فعند الضرورة يجب ان تعهد الى زميل اخر بإنجاز مهام العمل , كي يتاح لك المزيد من الوقت مع العميل , فالدردشة مع العميل او ضيف العمل ليست هدرا لوقت العمل ، بل انها مهمة وضرورية لوضع اساس قوي للعلاقات التجارية مع العملاء .

11ـ حفلات الشركات او لقاءات العمل : في تلك المناسبات لا يكون من السهل على الاطلاق في بعض الاحيان ترك الشخص الذي يتجاذب المرء معه اطراف الحديث. ويُعد الانصراف من امام الطرف الاخر بكل بساطة وتركه واقفا هكذا سلوكا غير مهذب. لذا يتطلب الامر قول بضع كلمات لأنهاء الحديث بحيث لا يشعر الطرف الاخر بالإهانة والازدراء. ويقدم خبراء السلوك نصيحة بسيطة للخروج من هذا الموقف المحرج, وهي الاطراء على حديث الطرف الاخر, والاعتذار منه لضرورة الاختلاط بين الضيوف , اي الانتقال الى مجموعة اخرى في الحفلة او اللقاء .

12ـ تغيير دفة الحديث : في حال وجدت صعوبة في ترك الطرف الاخر بفرده في حفلة الكوكتيل , يمكنك تحويل دقة الحديث الى اتجاه اخر يلقي ترحيبا لدى الطرفين . وبالإضافة الى ذلك يجب التشدد على اهمية ان يظهر المرء في مثل هذه المناسبات سلوكا لائقا , لكي لا يتسبب في شعور احد بالإهانة والازدراء .

13ـ الحديث من فوق الرؤوس : ليس من اللائق في المكاتب ذات المساحات الكبيرة تجاذب اطراف الحديث (من فوق رؤوس زملاء العمل). وعن كيفية التصرف السليم في مثل هذا الموقف يقول مدربو الإتيكيت: (من الافضل ان يسير الموظف بضع خطوات ويذهب الى زميله الذي يتجاذب معه اطراف الحديث كي لا يزعج الاخرين). والا فسيسمع الزميل الجالس بين الطرفين الحديث بالكامل , حتى اذا لم يكن يرغب في ذلك .

14ـ الحديث اثناء تناول الطعام : عند تناول الطعام اثناء استراحة العمل , ينبغي ان تتجاذب اطراف الحديث مع الشخص الذي يجلس على يمينك او يسارك وليس مع الشخص الذي يجلس في الطرف الاخر من المائدة. واذا كان هناك شخصان يتناقشان في موضوع ما على الرغم من وجود شخص ثالث يجلس بينهما, فان هذا الشخص يمكنه ان يقاطعهما بهدوء وبشكل مهذب ويطلب من احدهما الذهاب الى الزميل الذي يتحدث معه لأنه يشعر بالانزعاج من هذا التصرف.

ـ كيف نجعل اتصالنا بالآخرين جيدا ؟

في زمان شديد التعقيد كزماننا , صار من الضروري الا نركن الى اساليبنا العفوية والفطرية في العيش , فالوسط المعقد لا بد ان يواجه بأسلوب عيش يكافئه , والا فان النتائج ستكون وخيمة. ولعلنا نذكر هنا بعض الأسس والمبادئ والتقنيات التي تساعدنا على تحقيق اتصال جيد ومثمر لنا ولمن نتصل به , وذلك من خلال الكلمات التالية :

1ـ تكوين الانطباع الاولي :

حين نلتقي بشخص اول مرة، فإنه يكون حريصا على ان يكوّن عنا انطباعا اوليا , يتخذ منه رأس جسر لطريقة تعامله معنا فيما بعد. هذا الانطباع الاولي , يستقي من امور ظاهرة وشكلية في الغالب , لكنه مهم جدا .

ولا اريد هنا ان ادعوا الى التصنع في علاقاتنا , ولكن اود ان ندرب انفسنا على تجنب المظهر المكروه لدى الناس , ومفاجأة الجليس بأمور لا يرغب فيها , وهذا مما ادبنا به الاسلام .

إن حرصنا على تكوين انطباع اولي جيد عنا يدل على وجود شفافية , كما انه يشير الى الافق الذي بإمكاننا الارتقاء اليه . وهناك كلام كثير حول ما يجعل احدنا لائقا في عين اخيه من الوهلة الاولى , نذكر هنا بعضه :

ـ ليس الثياب التي تناسب الموقف من غير مبالغة، فالثياب التي تلبس في الاعراس والمناسبات او مقابلة شخصية مهمة غير تلك التي يلبسها الانسان للعمل او التسويق او النزهات .

ـ ابدأ لقاءك بالابتسام , واعمل ان يتم الاتصال البصري بينك وبين من تقابله من خلال النظر الى جهته , وليس اسفل او الى جهة اخرى , ولكن لا تثبت عينك فيه؛ فالمسلم حيي , وتثبيت النظر قد يسبب الحرج للآخر .

ـ ابدأ بالمصافحة , ولا تنزع يدك من يد من تصافحه حتى ينزعها هو , او بحسب ما يقضي به العرف. ولطالما كانت المصافحة مصدرا لبعض الدفء في القلوب .

ـ لنحاول التجديد في الفاظ التحية , فبعد القاء السلام يمكن للمرء ان يقول عوضا (مساء الخير): (اسعد الله مساءك) او يقول: (سعدت بلقائك( عوضا عن (كيف حالك).. ان هذه التجديدات , تترك اثرا في نفس السامع , وتجعله يتوقع من صاحبها شيئا جديدا ومفيدا .

ـ حاول جمع بعض المعلومات عمن تريد مقابلته. وناده بأحب الاسماء اليه , واذا كان له لقب علمي , فخاطبه به , وحاول في كل حال ان تنطق اسمه على نحو صحيح .

ـ اذا كان اللقاء في بيتك , فحاول ان تستقبله امام البيت , وان تشيّعه في الخروج , وحاول ان تقدم له من الضيافة والنُّزل ما تعرف , او يغلب على ظنك انه ينال رضاه واستحسانه .

ـ استعد للِّقاء على نحوٍ جيد , وحضر للموضوع الذي تريد مناقشته , واستحضر في ذهنك ما يمكن أن تجيب به على اسئلة من تقابله .

ـ تقدير ما يطلبه الموقف من حُسن الاستماع , وعدم مقاطعة الجليس , والحرص على أن يكون احدنا مستمعا اكثر من كونه متكلما ما لم نر الحرص ممن نقابله على ان نتكلم على نحو معين   فلا بأس آنذاك ان نلبي رغبته .

اذا لم يوفق احدنا الى ترك انطباع جيد لدى من قابله في المرة الاولى ، فلا ينبغي ان ييأس , اذ غالبا ما تكون هناك فرصة ثانية لاستدراك ذلك .

2ـ اعرف نفسك :

ان من محاور الاصلاح والنهوض بحياتنا الاجتماعية المعاصرة , ان يسعى الخيرون والغيورون فينا الى محاولة التأثير في الاخرين , وجعلهم ينحازون الى المبادئ والقيم والافكار التي يرون انها ضرورية للعيش في (الزمان الصعب), وهذا يتطلب ان نحسن مستوى خبرتنا بأنفسنا باعتبارنا كائنات اجتماعية, يمثل الاتصال بالنسبة لها مصدرا مهما للنضج والتحقق الذاتي والانتشار المعنوي. ومن الوسائل التي تساعد على هذا الهدف ما يلي :

ـ إخوانك القريبون منك هم مرآتك الحقيقية , ولا شك انهم يختزنون العديد من الملاحظات عن طريقة اتصالك وتخاطبك وحوارك مع الاخرين. وهم اقدر على تقويمك وافادتك في هذا الشأن. حتى يقف المرء عن ملاحظات اخوانه , فان عليه ان يصوغ العديد من الاسئلة , ويوجّها اليهم من نحو : هل اتصل بكم بالهاتف في اوقات غير مناسبة ؟ هل طريقة كلامي غير مريحة , وهل دخولي في الموضوع الذي اريد التحدث فيه ملائم ، وهل تشعر ان لدي نوعا من العناد والاصرار على الراي بغير وجه حق ؟ وما شابه ذلك. اذا لم تعجبنا اجوبة اخواننا , ولم نراها مقنعة , فينبغي ان نشكرهم , ولا نقف موقف المدافع .

ـ يمكن للمرء ان يتعرف على حُسن اتصاله بالآخرين من خلال ردود افعال الاخرين عليه, فهو يستطيع ـ ان كان قوي الملاحظة ـ ان يدرك ان كان يُساء فهمه بكثرة من قبل مستمعيه, كما يدرك ان كان يغضب محاوره , كما يدرك ان كان لا يحسن الاصغاء , او ان كان يقاطع محدثه قبل ان ينتهي حديثه ... وبمقدار ما تكون ملاحظتنا لسلوكنا عند الاتصال قوية ومنظمة, يتحسن مستوى اتصالنا , ونستغني عن سماع ملاحظات الاخوة والاصدقاء.

ـ تسجيل الصوت على شريط وسيلة مهمة لمعرفة اسلوبنا في الاتصال , حيث يتم التعرف على طريقة نطق الكلمات , وسرعة الحديث ونغمة الصوت , ومدى تنوعها اثناء الحديث ... ويمكن للمرء ان يقوم بمحاولات تحسينية لكل ذلك. وعلى المرء ان يكون مستعدا للمفاجأة حين يتفحص صوته اول مرة , فربما لن يكون مرتاحا له .

3ـ الدقة في استخدام اللغة :

للغة مستويات عديدة , وكل واحد من الناس يستخدم مستوى منها, فهناك كلمات لها معنى حقيقي, واخر مجازي, وكلمات لها معنى معجمي ومعنى عامي دارج, كما ان هناك كلمات ذات معاني غريبة , لا يعرفها الا المختصون والمهتمون .

اضف الى هذا ان الكلمات , ليست وحدها هي التي تحمل المعاني التي نرسلها , فقد دلت دراسة قام بها فريق من الباحثين البريطانيين اننا حين نتحدث مع شخص وجها لوجه , فان الكلمات هي العنصر الاضعف في ايصال المعلومات اليه , اذ لا تحمل سوى (7%) , على حين ان النبرة الصوتية تحمل (38%) , وتحمل تعبيرات الجسم (55 %) . وفي كثير من الاحيان نلغي وظيفة الكلمات في الدلالة حين تتعارض مع تعبيرات الجسم , فقد يخبرنا صديق بخبر ما فلا نصدقه , ونقول : عيناك تقولان غير ذلك . واذا راينا شخصا ممتقع اللون , فإننا لن نصدق كل عبارات الطمأنة التي نسمعها منه ,  ونصر على ان مكروها قد وقع , وهكذا ...

من المهم أن يكون هناك انسجام بين معاني الكلمات ونبرة الصوت وتعبيرات الجسم فذاك يجعل رسائلنا في غاية الوضوح , وهناك امور عدة تجب مراعاتها في هذا الشأن نذكر منها الاتي :

ـ البلاغة ان نستخدم اسلوبا , يناسب السامع , وتتناغم كلماته مع معانيه , وكثيرا ما نخطئ في تصور الامكانات اللغوية لمن نخاطبه , فتضل رسالتنا طريقها اليه , او تفقد جزءا من تأثيرها , وقد تكون سببا في حدوث سوء تفاهم , نحن في غنى عنه .

ومن المعروف ان لكل اصحاب تخصص, وكل اصحاب مهنة بعض المفردات الخاصة بمجالهم, وحين نستخدم تلك المفردات في خطاب عام, فإنها سوف تستغلق على كثير من السامعين, ولذا فلا بد من اصطناع لغة ملائمة لمن نتحدث معه. بعض الناس يعلم العربية , ولذا فان يشيع في كلامه المجاز والتورية والاستعارة, وهذا يعكر صفو الفهم لدى غير المختص. وبعض الناس يفهم المراد, لكنه يفسر ذلك على أنه نوع من الحذلقة والتشدّق, فينبغي الانتباه لذلك.

بعض الناس يستخدم بعض الكلمات الانجليزية او الفرنسية... اثناء حديثه مع ان المرادف العربي حاضر على لسانه وقريب وواضح , وهذا في الحقيقة شيء سيء , إذ إن ذلك حين يقع في الحديث مع عربي , وفي بيئته عربية , فان المخاطب سيحمل ذلك على محامل سيئة , حيث من الممكن ان يفسر ذلك على انه نوع من الاستخفاف باللغة الام او المخاطب , كما يمكن ان يظن ان ذلك بسبب ضعف عربية من يفعل ذلك ...

وبقطع النظر عن كل تلك التفسيرات , فان الأليق دائما بنا الا نستخدم في خطابنا اكثر من لغة واحدة الا عند الحاجة, حيث لا مصطلحات او مفردات مقابلة. ونجد من لطف بعض المتحدثين انه يتعذر لمستمعه عند استخدام كلمة اجنبية, اذ من الممكن ان يكون المخاطب غير عارف بمعناها , فيسبب ذلك له الارتباك والاحراج. ويقال مثل ذلك للذين يستخدمون كلمات عامية مغرقة في عاميتها , او ذات سمة لهجية خاصة , مما يضطر السامع الى الاستفسار والاستفهام. بعض الناس يملك حسا مرهفا , فيسأل مخاطبه عن مدلول كلمة لديه قبل ان ينطق بها , فيشيع بذلك جو المودة , ويعمق التفاهم.

ـ كثير من الناس يسيطر عليهم حب الكلام والاستفاضة في الحديث غير آبهين بمواقع كلامهم من نفوس سامعيهم, فيسوق النكات والامثال التي تجرح بعض الحاضرين فقد يسوق احدهم طرفة تتعلق بقبيلة او أهل بلدة او اهل حرفة, ويكون بعضهم موجودا. وقد يسوق ـ مثلا ـ قصة او طرفة او عظة تتعلق باهل عاهة من العاهات كالعرج او العور او العمى, ويكون بعض المصابين بها حاضرا مما يسبب حرجا بالغا لهم, وقد يكون ذلك مفتاحا لخصوصيات وشرور عريضة, وهو ان لم يكن إثما في نفسه, فانه يجر صاحبه الى الاثم ولذا فلا بد من الحذر الشديد.

ـ لا يخفى ان التربية التي يتلقاها الناس في البيوت متفاوتة في درجة رقيها وتهذيبها , كما ان المهن والوظائف التي ينخرط فيها الناس ايضا متفاوتة, وهذه وتلك تترك اثارا كبيرة في مستوى الكلام لديهم. وكثير من الناس يندفع في الحديث على سجيته دون اي مراعاة او تحفظ , مما يجعلهم يخدشون آذان مستمعيهم بكلمات وتعبيرات سوقية مبتذلة , فيكونون انطباعات سيئة عنهم.

وبقطع النظر عن هذه السلبية , فان من المهم للإنسان ان يرقّي اسلوب حديثه , وان يتحرر من بعض العادات الكلامية التي نشأ عليها, فالتعبير الجميل ادب اسلامي رفيع  وفي حديث الشيخين : (لا يقولن احدكم خبثت نفسي , ولكن ليقل لقست نفسي) .

ان الهدف من كل ما ذكرناه ليس النجاح في الاتصال فحسب , وانما الارتقاء الذاتي , وعكس كل ذلك على البيئة التي نربي فيها انفسنا وصغارنا.

4ـ الاتصال عبر الهاتف :

يوفر لدينا الاتصال بالهاتف الكثير من الجهد والوقت , ويمكن القول: إنه لا ينبغي لأي منا ان يخرج من بيته او عمله لقضاء اي مصلحة , يمكن قضاؤها عن طريق الهاتف او الناسخ (الفاكس) او ما شابه ذلك، فالوقت هو اغلى ما نملك , ويجب ان نتعامل معه بحكمة وحرص.

ولكن الهاتف باعتباره وسيلة اتصال , فان من الممكن ان نستخدمه على نحو يوفر علينا الكثير,

ويمكن ان نستخدمه على نحو نقتل به اوقاتنا او نجعل منه مصدر ازعاج للآخرين  ولذا فان هناك مجموعة من الافكار والآداب التي تساعدنا على اتباع الاسلوب الامثل لاستخدام هذه الوسيلة المهمة , نسوقها عبر النقاط التالية:

ـ علينا ان نحدد التاريخ والوقت المناسب للاتصال بالآخرين , فقد يكون وقت اتصالنا وقت عمل كثيف بالنسبة لهم او وقت نوم او طعام ... وعدم الانتباه , لذلك , سيجعل اتصالنا مصدر ازعاج وارباك بالنسبة لهم , كما ان فرص ردهم علينا ستكون ضئيلة .

ـ سيكون من المهم ان نقوم قبل الاتصال بتحديد المسائل التي نرغب في الحديث عنها , والنتائج التي نرغب في الوصول اليها او الامور التي نود اقناع من هاتفناه بها. وعلينا ان نحاول الا تخرج المكالمة عما راينا تحديده قدر الامكان ؛ لان ذلك قد يشتت ذهن من اتصلنا به , وينسيه الموضوع الاصلي للاتصال .

ـ اللطف مطلوب في السؤال عن الشخص الذي نريد محادثته, وذكر اسم المتصل مطلوب ايضا؛ وبعض الناس لا يذكر اسمه , ولكن يطلب ممن اتصل به ان يذكر اسمه وهذا مناف للأدب؛ لان الذي بدا الاتصال بمثابة من طرق باب غيره, عليه ان يذكر اسمه, ويستأذن ويسلم. واذا رد على الهاتف شخص غير الذي نود محادثته , فمن الأليق ان نسلم عليه اولا , وان كان طفلا داعبناه , ثم نسأله عن امكانية محادثة من نريد محادثته .

عندما يرد على الهاتف الشخص الذي نرغب في محادثته , فسيكون من اللطف ان نبادر الى سؤاله : هل هذا وقت مناسب لمحادثته . وعلينا ان نبدي له استعدادنا للاتصال به في وقت اخر. وليس من الملائم ان نقول له: هل انت مشغول, فقد يكون غير مشغول , ولكن لا يرغب في التحدث الى احد , فنضطره آنذاك الى الكذب. ولباقة المسلم تمنعه من احراج الاخرين .

ـ لنحاول اثناء المحادثة الهاتفية ان نجعل كلماتنا مفعمة بالحيوية والدفء , اذ ان كون مَن لا يرانا , يجعل من السهل عليه ان يكوّن عنا بعض الانطباعات الخاطئة , وينبغي ان نمتنع عن اي عمل اثناء المكالمة؛ لان الطرف الاخر سيدرك اننا مشغولون عنه , واننا لا نهتم كثيرا للتحدث معه  وسيكون الامتناع عن اي عمل اكثر اهمية .

ـ اذا كان ما سنقوله مهما او دقيقا , فالأفضل عدم الاتصال بالهاتف وترتيب لقاء لذلك او ارسال رسالة خطية. وسيكون من المفيد عند انهاء المكالمة كتابة ما تم الاتفاق عليه اذا كان الحديث يتعلق بمشروع او صفقة او اتفاق ما فالمرء قد ينسى ما يجب عليه ان يذكره بعد مدة .

قد يبتلى المرء بأقوام يحبون الثرثرة على الهاتف, ولا يقيمون اي وزن لأوقات الناس ومشاغلهم, وفي هذه الحالة يجب على الواحد منا ان يكون حكيما في الافلات منها , كما ان ابن الجوزي حكيما في انجاز بعض الاعمال اثناء زيادة بعض الثقلاء له .

وهناك اجراءات عديدة , تساعد المرء على ذلك منها: اشعار الطرف الاخر ان لدينا وقتا قصيرا للحديث معه , كان يقول احدنا : عندي وقت قصير للحديث معك , فارجوا ان تسمح لي بدقيقتين من وقتك. ومنها الا يسمح للحديث بالخروج عن الموضوع الذي تم الاتصال من اجله.

بعض الناس يتحدث واقفا من اجل الاختصار . وبعضهم ينهي السؤال عن الصحة والاحوال الاجتماعية بأسرع وقت  حتى يشعر الطرف الاخر باستعجاله . وكل هذا جيد ومفيد . وعلى كل حال فالحديث في الهاتف ذو جاذبية , وذو اغراء خاص , ولا بد من اجل المحافظة على الوقت من مقاومة ذلك الاغراء .

5ـ الخطاب المؤثر :

سنظل نستهدف التأثير في غيرنا , وايصال رسائلنا اليهم على اعلى درجة من القوة والوضوح فذاك جزء من تحقيق وجودنا المعنوي . وسيكون ذلك اكثر حيوية اذا كان الواحد منا داعية او محاضرا او معلما او سياسيا .

صحيح ان مضمون الكلام يستأثر بالتأثير الاساسي , لكن لا ينبغي الاستهانة بالأسلوب والقالب الذي نوصل به ذلك المضمون؛ وكم من سلعة نفيسة اعرض عنها الناس لسوء تغليفها او سوء عرضها. وكم من عالم متبحر لا يلفت الانظار اليه ؛ لأنه لا يحسن شيئا من فن الخطاب المؤثر. وكثيرا ما يكون الفارق بين متحدث ناجح واخر مخفق هو الاهتمام والحرص على تجويد الخطاب واتقانه. واليك بعض الوصايا التي تجعل المخاطبين ينفعلون بما تقول, ويتأثرونه : 

ـ لنختر لمحاضراتنا واحاديثنا عناوين جذابة ومعاصرة وذلك من خلال ملامستها لمشكلة يعايشها الناس, او من خلال علاقتها بحدث يشغل بالهم أو من خلال كونها تدل الناس على طريق من طرق النجاح. وعلى الواحد منا ان يتجنب السجع في العنوان  فقد باتت الذائقة الثقافية تمجه ، وقد كان مستحبا في غابر الازمان. ولكن يجب أن نكون على حذر من العناوين البراقة والجذابة التي لا تترجم مضمون حديثنا على نحو دقيقة , ولا يتطابق معها. كما ان علينا ان نحذر من العناوين الكبيرة التي نعجز عن القيام بحقها .

ـ الاستشهاد بالآيات القرآنية والاحاديث النبوية والاقوال المأثورة مهم جدا لإعطاء المصداقية لما نقوله, وعامل مهم في دفع الوحشة عن كلامنا, ولكن لا بد دائما من نوع التوازن بين الاستشهاد والتحليل, كما انه لا بد من الحذر من لي اعناق النصوص وسوقها على نحو متعسف.

ـ سيكون من المستحسن دائما ان نزود السامعين بملخص من ورقة او ورقتين قبل بدء المحاضرة ، نضمنه محاور المحاضرة والنقاط الاساسية فيها .

ـ للأرقام والاحصاءات والجداول سحرها الخاص اليوم, وعلى مقدار ما نضمن محاضرتنا منها يكون تأثيرها واقناعها , وتكون اثارتها للسامعين وكلما كانت الارقام اكثر حداثة , كان وقعها في نفوس السامعين اشد .

ـ الربط بين الموضوع الذي نتحدث عنه وبين الاحداث الجارية ـ اذا كان ممكنا ـ سيكون مفيدا جدا ، ولا سيما اذا فعلنا ذلك في بداية المحاضرة  حيث يثير اهتمام المستمتعين اكثر فاكثر.

ـ استخدم الاسئلة اثناء المحاضرة في محاولة لأشراك الجمهور, والتجديد في الخطاب, ولكن لا ينبغي انتظار اجوبة عليها, وانما المراد ايجاد نقاط ارتكاز مشتركة اثناء الحديث ؟ مثل قولنا : (كم يا ترى سنوفر على البلاد من مال لو اننا جميعا امتنعنا عن التدخين ؟) ومثل: (كيف ستكون الحال لو ان كل واحد منا التزم ببرنامج قراءة ثلاث ساعات كل يوم ؟)

ـ لا بأس بذكر بعض الجهود التي استغرقها اعداد العمل , كالقول : ان مسودات هذه المحاضرة قد بلغت مئة وخمسين صفحة او القول : قد عملت في تحضير هذا الموضوع ثلاثة اشهر. وفي المقابل لا باس بالتحدث عن خبرات بعض المستمعين والحاضرين بالموضوع, وحاجة المتحدث الى بعض ملاحظاتهم حوله .

ـ اذا استطعت ان يشتمل حديثك على بعض الفكاهة , فافعل ؛ لان ذلك سوف يضفي على اللقاء كله مسحة جميلة ممتعة , ولكن علينا ان نخشى دائما الاسراف في ذلك .

ـ لا تثبت نظرك في الاوراق التي امامك , وتهمل النظر الى وجوه القراء , فذلك اكبر مصدر للسأم او الملل , ولكن انظر الى الجمهور تارة , والى اسفل تارة مطرقا كأنك تفكر فذاك يثير

في سامعيك التساؤل عما تريد قوله .

ـ تنظيم النقاط والفقر وتسلسلها عامل مهم في مساعدة المستمعين على الفهم , فينبغي ان نحرص عليه قدر الامكان. وقد يكون احسن اسلوب لذلك, هو ان نقسم كل عنوان من العناوين الرئيسية الى عدد من النقاط , كان نقول: واليك خمس ملاحظات حول سلبيات الامر الفلاني  او نقول : ان اهم المبادئ التي يمكن استخدامها في ادارة الذات اربعة وهكذا ...

ـ ولكن لنحاول ما استطعنا الا نضخم الارقام , اذ لا يستحسن ان تزيد على خمسة او ستة  فقدرات السامعين على استيعاب التقسيمات الكثيرة محدودة .

ـ قد يكون اللجوء الى تكرار بعض الافكار او المقاطع مفيدا في لفت انتباه السامعين الى ما تعده مهما , وذلك كما لو اننا لو كررنا قول احدهم : (اذا لم يكن لك روح عصر كانت لك كل شروره).

ـ ليكن وضعك الذهني والبدني في احسن حالاته , فنم جيدا قبل المحاضرة , ولا تتناول وجبة دسمة, وحاول تهدئة اعصابك عبر ممارسة شيء من الاسترخاء قبل الحضور الى مكان المحاضرة .

ـ لا بد من مراعاة السرعة المناسبة اثناء الكلام والحد الادنى للسرعة هو(120) كلمة في الدقيقة واكثر المتحدثين يبلغ متوسط سرعتهم في الكلام في حدود (200) كلمة . البطء الزائد في الكلام يجعل المستمعين يفقدون التركيز , ويشتت انتباههم . اما السرعة الزائدة , فتجعلهم غير قادرين على المتابعة , واستيعاب ما يسمعونه .

ـ احفظ مقدمة محاضرتك على نحو جيد , واقراها مرات عدة قبل القائها, واضبط الكلمات الصعبة بالشكل , وتأكد في كل الاحوال من انك قادر على مراعاة القواعد النحوية اثناء الالقاء.

ـ تفاعل مع موضوعك, واظهر ذلك التفاعل من خلال تعبيرات الوجه وحركات الجسم , فحيوية المحاضر ضرورية لجعل اللقاء كله حيا ومثمرا .

ـ لا تدع التشاؤم يسيطر عليك؛ صور الواقع كما هو, لكن لنزرع الامل بإمكانية التحسن والخلاص بشكل دائم .

ـ اختتم محاضرتك بملخص مركز يشتمل على اهم النقاط التي تتناولها. ويمكن ان يكون موضوع (الخاتمة) دعوة توجهها للمستمعين من اجل انجاز شيء ما او الابتعاد عن امر من الامور, او الاهتمام بقضية من القضايا .

ـ الاستعداد المسبق لما يتوقع المرء من اسئلة يطرحها الجمهور, وعدم التردد في قول : (لا ادري) عندما يأتي سؤال لا يعرف جوابه .

ـ تعلم كيف تشكر الاخرين :

اذا كنت تريد من الناس ان يقدروك ، فان عليك ان تمنحهم تقديرك المخلص .

فالتقدير لا يمكن الحصول عليه الا اذا كان متبادلا. ومن هنا كان لا بد ان تشكر الاخرين على ما يقدمونه اليك , كما تتوقع ان يشكروك على ما تقدمه اليهم .

ان الشكر ليس مجرد تواضع مطلوب منك فحسب , بل هو حبل التواصل بينك وبين الاخرين , فالناس تقطع المعروف عمن لا يقدره .

ـ ألست ممن يفعل ذلك ؟

من هنا فان (الشكر ترجمان النية ولسان الطوية) , بينما (اللؤم ان لا تشكر النعمة) .

إن شكرك لمن انعم عليك , ليس معروفا تؤديه له , بل واجب عليك , لأنه (حق) من حقوقه .

يقول الحديث الشريف : (اما حق ذي المعروف عليك فان تشكره وتذكر معروفه وتكسبه المقالة الحسنة , وتخلص له الدعاء , فيما بينك وبين الله عز وجل , فاذا فعلت ذلك كنت قد شكرته سرا وعلانية , ثم ان قدرت على مكافاته يوما كافأته).

ان الناس مجبولون – مثلك – على التلهف الى الشكر والتقدير وحب المجاملة. وكل من يعرف كيف يشبع هذا التلهف لديهم يكسبهم الى جانبه , ومن الضروري ان نعرف كيف تغدق كلمات التقدير في كل المناسبات وليس في مناسبات الأفراح او الاتراح فقط .

ثم انه لأمر لازم ان نشكر الناس على ما يفعلونه بنا ؛ لان ذلك جزء من شكرنا لله تعالى .

وقد ورد في الحديث : (من لم يشكر المنعم من المخلوقين , لم يشكر الله عز وجل) .   

وورد ايضا : (يقول الله تبارك وتعالى لعبد من عبيده يوم القيامة : أشكرت فلانا ؟

فيقولون : بل شكرتك يا رب .

فيقول ـ تعالى - : (لم تشكرني اذا لم تشكره) .

وهنا ملاحظة هامة , وهي ان كثيرين يرون من واجبهم أن يشكروا الغرباء , ولكنهم يهملون شكر الاقرباء عندما يسدي هؤلاء اليهم معروفا .

مثلا , قلما يشكر الزوج زوجته على خدماتها وقلما يشكر الاب اولاده على اعمالهم , وقلما يشكر الاولاد اباءهم على معروفهم , وقلما يشكر الصديق صديقه على خدماته , في الوقت الذي لا بد ان نضع القاعدة الذهبية التالية نصب اعيننا دائما:

(الاقربون اولى بالمعروف) .

أليس من الغريب اذن ان نندفع الى شكر كل غريب عنا اذا ابدى لنا شيئا من اللطف , بينما نهمل الشكر على الخدمات المتوالية التي يقدمها لنا ذوونا واقرباؤنا وزملاؤنا في البيت , ومحل العمل , وفي كل مكان .

ان كل من يقدم لك معروفا مهما كان صغيرا يتوق الى ان يسمع منك كلمة شكر او تقدير على ذلك , واذا لم تفعل فانت تخيب امله فيك .

يقول الحديث الشريف : ( ان الله امر بالشكر له ـ تعالى ـ وللوالدين , فمن لم يشكر والديه لم يشكر الله), ومن لم يشكر الناس فهو يهدم شخصيته امامهم .