ثانياً : تحديد الاحتياجات التدريبية Determining Training Needs:

ان الاحتياجات التدريبية هي تعبير عن الافراد المطلوب تدريبهم لمواجهة أي من المواقف التي تشير المؤشرات السابقة إلى احتمال حدوثها أو أيضاً حدوثها، وقد تكون هذه الاحتياجات أحد الأنواع التالية : 

1 ـ احتياجات تتعلق بزيادة أو تطوير، أو تغيير المعلومات والمعارف التي لدي بعض الأفراد أو جميعهم، وذلك فيما يتعلق ببعض مجالات العمل او أهدافه أو سياسات المؤسسة أو الظروف المحيطة بها. 

2 ـ احتياجات تتعلق بزيادة أو تطوير أو تعديل المهارات والقدرات لدى بعض الأفراد أو جميعهم، وذلك فيما يتعلق بأساليب وطرق الأداء في عدد محدد من الوظائف . 

3 ـ احتياجات تتعلق بتغيير أو تطوير سلوك بعض الأفراد أو الجماعات .   

ومن أجل الدقة في تحديد الاحتياجات التدريبية لا بد وأن تتوافر الأبعاد التالية : 

البعد الأول ـ تحليل التنظيم :  أي تحديد المواقع التنظيمية التي تبدو فيها الحاجة إلى التدريب وأيضاً :  

1 ـ التأكد من أن الموارد البشرية قادرة على تنفيذ الأداء الحالي والمستقبلي.

2 ـ التأكد من الأداء التام للتنظيم وبالتالي قدرته على فعالية استخدام الموارد البشرية والمادية .

3 ـ التأكد من أن التنظيم الحالي يساعد الأفراد على الأداء بدرجة عالية من الكفاءة .

ويجب أن يتم هذا التحليل بحيث يشمل جميع الوحدات التنظيمية وعلى كافة المستويات في المنظمة لتحديد الحاجة إلى التدريب ، وهي عملية مستمرة بمعنى أنها لا تتم مرة واحدة في حياة المنظمة ، فاستخدام التدريب يتطلب الدراسة المستمرة لتحديد مقدار الحاجة اليه خاصة في ظل التغيرات والتطورات الداخلية والخارجية والتي تؤثر تأثيراً مباشراً على نمو وتطور المنظمة .

البعد الثاني - تحليل الوظائف : أي تحديد وتحليل الأعمال والوظائف التي يتعلق التدريب بها أو ببعض جوانبها، مع الأخذ في الاعتبار بالنسبة لتحليل الوظيفة الذي يعتبر اساس تحديد مكونات التدريب ، إذ غالباً ما يكون تحليل الوظيفة الموجود تاريخياً ، بمعنى أن يصف الوظيفة كما هي ولا يصف ما ينبغي أن تكون عليه مستقبلاً حتى يتحقق أقصى منفعة منها.

ولذلك فإن الغرض من تحليل الوظيفة هو الحصول على معلومات بطريقة نظامية مرتبة عن الوظائف الحالية والمستقبلة بقصد تحديد نوع التدريب للفرد، ليتمكن من أداء العمل بكفاءة ، وهذا يتطلب بالضرورة تحديد معايير الأداء، تحديد واجبات الوظيفة، طريقة أداء كل منها، وأخيراً المهارات والمعارف الضرورية لأداء العمل . 

البعد الثالث - تحليل الأفراد: أي تحديد الأفراد الذين تبدو الحاجة إلى تدريبهم لهدف تنمية قدراتهم ومهاراتهم ومعارفهم لرفع أدائهم في وظائفهم الحالية أو المستقبلية، إن الغرض من تحليل هذا البعد هو تحديد طريقة أداء  الفرد لمكونات الوظيفة ومن ثم المهارات والمعارف المطلوبة لتطوير أدائه مع الأخذ في الاعتبار إمكانية التحديد المُسبق لأنواع المهارات والمعارف التي يجب اكتسابها لممارسة الوظيفة الحالية بطريقة مختلفة أو لتأدية وظيفة جديدة. 

ومما لا شك فيه أن تحليل الفرد يعتبر من أصعب التحليلات قياساً بتحليلي التنظيم والوظيفة خاصة لأننا نتناول بالتحليل قياس مهارات العنصر البشري، بل يصبح التحليل معقداً عند تحديد نوع السلوك المطلوب للفرد لرفع أدائه، والمدى الذي يجب الوقوف عنده لتغيير هذا السلوك لتأدية  مكونات الوظيفة .

من جهة أخرى يصبح التحليل أكثر تعقيداً حين يرتبط أداء الفرد ويتأثر بعوامل تخرج عن نطاق تحكمه خاصة أن من يقوم بهذا التحليل هو شخص آخر وليس الفرد الخاضع للتحليل.