يتضح من الشكل السابق ما يلي :

بالنسبة للمربع رقم (1) : انخفاض الكفاءة والفعالية :

حيث تفشل الإدارة في استغلال الموارد المتاحة في تحقيق الاهداف والتي لم تحسن ايضا تحديدها . والنتيجة هي عدم القدرة على انتاج المنتجات التي تحقق منافع العملاء كأحد اهدافها الرئيسية.

هنا توصف الادارة بأنها غير فعالة وغير كفئة في نفس الوقت. فطالما ان هناك سوء استغلال للموارد (انخفاض الكفاءة) وعدم دقة في تحديد الاهداف ، فمن الطبيعي عدم القدرة على تحقيق تلك الاهداف المطلوبة اي عدم الفعالية.

بالنسبة للمربع رقم (2) : كفاءة منخفضة وفعالية عالية :

حيث تفشل الإدارة في استغلال الموارد المتاحة ، وبالرغم من إنها قد تحقق الاهداف التي تسعى إلى تحقيقها. ولكن نتيجة استغلال بعض الظروف الخارجية التي تساعدها على ذلك مثالا لذلك انه من الممكن ان تنتج إدارة المؤسسة المنتجات المطلوبة للسوق كأحد الاهداف الرئيسية التي تسعى إلى تحقيقها ولكن نتيجة سوء استغلال الموارد ، فأن تلك المنتجات لا تحقق منافع العملاء ومن ثم عدم الاقبال على شرائها، ولكن الإدارة هنا تستغل بعض الظروف الخارجية مثل نقص المعروض من المطلوب من تلك المنتجات نتيجة انخفاض الواردات منها بسبب القوانين التي تصدرها الدولة ومن ثم إرغاء العملاء على شرائها.

في هذه الحالة توصف الإدارة بأنها غير كفئة ولكنها فعالة لظروف خارجية وقد لا تستمر فعالة في ظل وجودها في هذا المربع. وهذه علاقة غير طبيعية بين الكفاءة والفعالية.

بالنسبة للمربع (3) : كفاءة عالية وفعالية منخفضة:

في تلك الحالة تنجح الادارة في استغلال الموارد المتاحة لديها ولكنها تفشل في تحقيق الاهداف. وقد يرجع ذلك إلى سوء تحديد الاهداف بدقة او لظروف خارجية حالت دون تحقيق الاهداف التي تسعى إلى تحقيقها . مثلا قد تنجح الإدارة في انتاج منتجات عالية الجودة لا يقبل على شرائها العملاء لعدم الدقة في تحديد الاهداف وهي انتاج منتجات تحقق منافع العملاء. او بسبب زيادة المعروض من تلك المنتجات نتيجة تخفيض الرسوم الجمركية عليها مما يؤدي في النهاية إلى انخفاض الطلب على منتجات المؤسسة. في هذه الحالة توصف الإدارة بأنها ذات كفاءة ولكنها غير فعالة وتظل على هذا الحال طالما هي موجودة في هذا المربع. وهذه العلاقة غير طبيعية ايضا بين الكفاءة والفعالية.

بالنسبة للمربع رقم (4) كفاءة عالية – فعالية عالية :

في تلك الحالة تنجح الادارة في استغلال الموارد المتاحة وايضا تنجح في تحديد الاهداف المطلوبة ثم تحقيقها. مثلا تنجح الإدارة في تحديد مستوى المنتجات المطلوبة للسوق من خلال استغلال الموارد المتاحة، ومن ثم يقبل العملاء على شراؤها. وهنا توصف الإدارة بأنها ذات كفاءة وفعالية وتلك هي علاقة طبيعية بين الكفاءة والفعالية. فحسن استغلال الموارد (الكفاءة العالية) والدقة في تحديد الاهداف المطلوبة ، يؤدي بالتبعية إلى تحقيقها (الفعالية).

خلاصة القول : انه يمكن استخدام كوسيلة لقياس مدى ملاءمة تحقيق الاهداف التي سبق ان حددتها الإدارة – في اي مستوى إداري – والتي  تسعى المؤسسة (او الوحدة) إلى تحقيقها في إطار مستوى استغلال الموارد المتاحة (الكفاءة). لذا فإن المؤسسة توصف بأنها فعالة عندما تحدد وتختار الإدارة الاهداف المناسبة ثم تقوم بتحقيقها من خلال الاستغلال الجيد للموارد. ومن ثم فإن المؤسسة الفعالة هي تلك التي تختار الاهداف المؤسسية المناسبة والسعي لتحقيقها من خلال ما يتوافر لديها من الإمكانيات والقدرات الإدارية لاستغلال الموارد المتاحة بكفاءة.